Najczęściej wystawianymi dokumentami są faktury – dokumenty zewnętrzne, jednakże zdarza się iż przedsiębiorcy zmuszeni są również do wystawiania dowodów wewnętrznych – w określonych sytuacjach.
W sytuacjach, gdy nie zachodzi potrzeba wystawiania faktury, można daną transakcję zaksięgować poprzez dokument – dowód wewnętrzny.
Elementy danych, jakie powinien zawierać dany dokument to przede wszystkim data wystawienia, podpis osoby, która dokonała wydatku oraz numer dokumentu. W przypadku wydatków osoba, która dokonuje zakupu powinna określić nazwę towarów oraz ilość, cenę jednostkową i wartość. W pozostałych przypadkach należy określić wysokość kosztu.
Jednakże należy podkreślić, że nie zachodzi potrzeba ujmowania danych kontrahenta na ww. dowodach wewnętrznych.