Według przepisów prawa faktura zaliczkowa może być wystawiona przed dokonaniem płatności (przedpłaty), ale musi być wystawiona do 30 dni przed otrzymaniem tejże przedpłaty. Faktura jest dla kontrahenta podstawą do dokonania płatności.
Co, jeżeli przedsiębiorca wystawi prawidłowo fakturę zaliczkową 30 dni przed otrzymaniem płatności (kontrahent otrzyma tę fakturę) lecz nie otrzyma płatności od nabywcy? Oznacza to, że transakcja tak naprawdę nie dojdzie do skutku, a przedsiębiorca będzie zmuszony do zapłacenia podatku za pustą fakturę. Jak więc tego uniknąć?
Niestety według przepisów prawa, każda osoba prawna czy osoba fizyczna, która wystawi jakikolwiek rodzaj faktury z ujętą kwotą podatku VAT i wprowadzi ją do obrotu prawnego, ma obowiązek jej opłaty — zapłaty podatku VAT.
Jeżeli jednak przedsiębiorca ten nie otrzyma w ciągu 30 dni płatności od swojego nabywcy, jednoznacznie dokument ten określony jest jako pusta faktura. Co oznacza, że wszelkie informacje zawarte na fakturze są niezgodne ze stanem faktycznym. W tym momencie nie będzie już ważne to czy płatność została uregulowana przez kontrahenta, czy nie, a dodatkowo kontrahent ten mógł już w tym czasie dokonać odliczenia podatku VAT.
Wyżej wymieniona faktura tzw. „pusta faktura” nie powinna być uwzględniania w deklaracji VAT. Podatnik, który wystawił daną fakturę, a nie otrzymał płatności od kontrahenta w ciągu 30 dni, powinien ją dodatkowo wyeliminować z obrotu gospodarczego, natychmiast! Ponieważ z dniem 30 dni od wystawienia danej faktury, staje się ona pustą fakturą, za którą podatnik zobowiązany jest obliczyć i wypłacić podatek.
Podatnik może więc dokonać korekty faktury do tego czasu (przy tym powinien otrzymać jeszcze potwierdzenie odbioru korekty od kontrahenta), wtedy nie będzie zobowiązany do zapłaty podatku VAT ujętego na fakturze.
Jednakże powyższe uzasadnienia nie zawsze muszą być akceptowane przez urzędy, więc lepiej dla samego spokoju, wystawiać po prostu fakturę pro forma, niżeli faktury zaliczkowe. Bez dokonania płatności przez kontrahenta chociażby częściowej, nigdy nie ma pewności co do jego dalszych wiarygodnych działań względem opłacenia zamówienia. Lepiej być przezornym i bezpiecznym niżeli ufnym i stratnym.
