Jeżeli pracodawca ma zamiar wypowiedzieć umowę o pracę danego pracownika, musi zwrócić uwagę na elementy danych, które muszą się znaleźć na oświadczeniu, które ma trafić drogą pisemną do pracownika.
W związku z powyższym pracodawca musi napisać pisemnie oświadczenie, w którym ujęte zostaną następujące dane:
- miejscowość i datę
- dane pracodawcy
- dane pracownika
- oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę z określeniem daty jej zawarcia oraz stron umowy
- oświadczenie o zachowaniu okresu wypowiedzenia z określeniem terminu jego upływu
- uzasadnienie wypowiedzenia umowy (podanie przyczyn rozwiązania umowy, np. likwidacja stanowiska, utrata zaufania do pracownika itp.), ale wyłącznie gdy jest to umowa zawarta na czas nieokreślony
- pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie do odwołania do sądu pracy – informacja o tym, że pracownik może w terminie 21 dni od otrzymania pisma wypowiadającego umowę o pracę wnieść powództwo do sądu pracy, jeżeli uważa że wypowiedzenie umowy jest bezzasadne
- podpis strony wypowiadającej umowę oraz strony przyjmującej.
Tak gotowe oświadczenie musi być następnie przekazane do pracownika.