Delegacje międzynarodowe to chleb powszedni w wielu firmach, zwłaszcza w tych, które działają globalnie. Warto dowiedzieć się, za co przysługuje zwrot kosztów. Dzisiaj w kilku słowach o rozliczaniu delegacji zagranicznej.
Mity i fakty delegacji
Delegacja zagraniczna to nie wczasy pod palmą ufundowane przez hojnego pracodawcę. Faktycznie, delegowany otrzyma zwrot kosztów, ale kwoty, jakie dostanie są objęte limitami podatkowymi i normami zgodnie z obowiązującym prawem. Wysokość tych stawek jest określona w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy i pozostaje niezmienna od 1 marca 2013 roku. Kwoty, jakie otrzyma pracownik, różnią się w zależności od kraju, do którego zostanie oddelegowany.
Myśleć o zwrocie pieniędzy, zatrudniony musi się wykazać fakturami i rachunkami, z których będzie rozliczony. Jedyne, co delegowany otrzymuje nadprogramowo, to zmiana klimatu, krajobrazy i wspomnienia.
Przejść na dietę?
Prawo pracy w odniesieniu do rozliczenia delegacji zagranicznej posługuje się często terminem „dieta”. Chociaż potocznie kojarzona jest z pewnymi ograniczeniami i wyrzeczeniami żywieniowymi, w tym przypadku dotyczy kwoty, jaka należy się pracownikowi odbywającemu podróż służbową z polecenia szefa. Jest to wynagrodzenie dzienne, które ma pokryć dodatkowe wydatki związane z wyżywieniem, noclegiem i dojazdami w czasie podróży służbowej.
Pracownikowi w zagranicznej podróży przysługuje dieta żywieniowa niezależnie od tego, jak długo trwa delegacja. Czas trwania podróży to wyznacznik kwoty, jaką pracodawca zobowiązany jest zapewnić zatrudnionemu:
-
100 % diety w przypadku pełnej doby spędzonej w podróży,
-
1/3 wartości diety zagranicznej w podróży trwającej mniej niż 8 godzin,
-
pół diety zagranicznej za czas od 8-12 godzin,
-
przy podróży trwającej ponad 12 godzin, ale niepełną dobę, przysługuje całościowa dieta dzienna.
W sytuacji, gdy pracodawca zapewni delegowanemu pełne wyżywienie w zagranicznej podróży służbowej, przysługuje mu 25% diety. Jeżeli szef zagwarantuje jedynie częściowe wyżywienie, również zobligowany jest wypłacić należne środki, ale kwoty obniża się stosunkowo o zapewnione wyżywienie:
-
śniadanie – 15% diety,
-
obiad – 30% diety,
-
kolacja – 30% diety.
Aby prawidłowo wyliczyć dietę zagraniczną, należy dokładnie określić moment przekroczenia granicy. Czas ten uzależniony jest od środka lokomocji, jakim porusza się pracownik.
-
Transport lądowy – start i meta znajdują się na granicy państwa. Gdy delegowany opuści kraj, rozpoczyna się dieta zagraniczna, a jej koniec to sytuacja odwrotna – wjazd do państwa.
-
Transport morski – tu punktami docelowymi są porty. Podróż służbowa rozpoczyna się w ostatnim polskim porcie, a kończy w momencie wpłynięcia do krajowej przystani.
-
Transport lotniczy – gdy samolot odbije się z płyty ostatniego polskiego lotniska, zaczyna się podróż, a kończy w momencie lądowania na pierwszym lotnisku w kraju.
Jak rozliczyć nocleg?
W przypadku, gdy pracodawca nie zapewnił delegowanemu noclegu, przysługuje mu zwrot kosztów na podstawie ustawowo określonych limitów. Musi się jednak wykazać rachunkiem za opłacony hotel. W przeciwnym przypadku otrzyma tylko 25% limitu ustalonego dla danego państwa.
Inaczej sytuacja wygląda w momencie, gdy zagraniczną podróż służbową odbywa właściciel firmy. Nocleg można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Wymagana jest do tego faktura, na której udokumentowane są usługi hotelowe.
Jak rozliczyć dojazdy?
Pracownikowi oddelegowanemu do odbycia podróży służbowej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów związanych z dojazdem (w dwie strony) na dworzec lub port w wysokości pełnej diety zagranicznej. Jeżeli poniósł koszty transportu tylko w jedną stronę, to analogicznie otrzyma zwrot 50% przysługującej diety.
Pracodawca musi się liczyć z koniecznością zwrotu kosztów za korzystanie z komunikacji miejskiej. W tej sytuacji delegowanemu przysługuje 10% dziennej diety za każdą rozpoczętą dobę.
Odstępstwa od tych reguł występują jedynie w przypadku, gdy:
- delegowany zdecydował się pojechać w podróż swoim prywatnym środkiem transportu,
- miał zagwarantowane darmowe przejazdy,
- delegowany nie miał wydatków, które określone są w tym ryczałcie.
Jak rozliczyć inne wydatki?
Istnieją przypadki, gdy pracodawca zwraca koszty, które nie zostały ujęte w ustawie. Dzieje się tak w sytuacji, gdy delegowany odbył podróż samolotem poza Europę lub jego wyjazd jest przewidziany na okres przekraczający 30 dni. Wtedy pracownik ma prawo uzyskać zwrot kosztów za bagaż osobisty do 30 kg.
Kolejną sytuacją jest pogorszenie stanu zdrowia delegowanego, co związane jest z koniecznością skorzystania z pomocy medycznej. Pracodawca jest zobligowany pokryć koszty udokumentowanego leczenia oraz zwrócić delegowanemu środki, jakie wydał na zakup leków. Wyjątkiem od reguły są: zakup protez, okularów i zabiegi chirurgii plastycznej.
Pracodawca jest także zobowiązany przetransportować zwłoki delegowanego do kraju w razie jego zgonu.