…pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych kandydatów do pracy tylko w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia – znowelizowany art. 221 par. 5 k.p. (w związku z RODO).
Obecne zmiany mają duże znaczenie dla firm, ponieważ rekruterzy szukający specjalistów z określonej branży ze szczególnymi umiejętnościami będą mieli utrudnione zadanie. Firmy czasami wymagają od potencjalnych kandydatów wybierania przez nich już w trakcie studiów konkretnych przedmiotów lub zajęć i zaliczenia z nich egzaminów.
W związku z czym, aby sprawdzić te wymagania, firma musiałabym uzyskać od pracownika, np. indeks potwierdzający wymagany fakt. Jednakże w obecnym prawie pracodawca nie może żądać indeksu od kandydata. Kandydat może nie wyrazić na to zgody i posłuży się jedynie zaświadczeniem z uczelni o ukończeniu danego kierunku studiów z wymaganą specjalnością — to wystarczy do potwierdzenia wykształcenia.
Wydaje się, że taka zawężająca interpretacja nie będzie miała jednak zastosowania do danych o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Zgodnie z art. 221 par. 5 k.p. także w tym przypadku pracodawca może żądać udokumentowania informacji tylko w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
– W przypadku wykształcenia należy udokumentować ukończenie danego poziomu kształcenia. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia nie jest tak jednoznacznym pojęciem. Z samej wykładni językowej wynika, że dopuszczalne jest pozyskiwanie nie tylko danych o formie dotychczasowego angażu i zajmowanego stanowiska.
Wiele firm chce poznać nie tylko dotychczasowe miejsca pracy kandydata i czas angażu, ale także bardziej szczegółowe dane (np. o rodzaju zadań, jakie realizował w tym czasie).
W związku z czym, jeżeli firma jest zainteresowana zatrudnieniem danego pracownika do realizacji konkretnych projektów, to może pozyskiwać informacje o rodzaju takich przedsięwzięć prowadzonych dotychczas przez kandydata. Oczywiście bez podawania szczegółów dotyczących poprzednich pracodawców, przy zachowaniu tajemnicy przedsiębiorstwa. Jednakże firma musi liczyć się z tym, że nie wszystkie tego typu informacje można udokumentować (nie zawsze są one doprecyzowane np. w poprzednich umowach o pracę lub świadectwie pracy).