Według przepisów prawa spis z natury sporządza się w określonym czasie i określonych sytuacjach.
Mianowicie spis z natury sporządza się na koniec każdego roku podatkowego, na dzień 1 stycznia lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.
Dodatkowo sporządza się go jeszcze w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności.
Poza wyżej wymienionymi sytuacjami spis z natury należy jeszcze wpisać do KPiR, gdy osoby prowadzące działalność gospodarczą sporządzają go za okresy miesięczne oraz gdy na podstawie odrębnych przepisów jego sporządzenie zarządził naczelnik urzędu skarbowego.