W większości firm samochód osobowy jest niezbędnym środkiem transportu. Wykorzystywany jest głównie przez właściciela (przedsiębiorcę), ale również przez jego pracowników.
Obecnie obowiązujące regulacje dają możliwość odliczenia VAT w zależności od sposobu użytkowania danego pojazdu.
Mianowicie istnieją dwie opcje wyboru:
1. Samochód do użytku mieszanego
Pojęcie użytku mieszanego jest jednoznaczne z użytkiem samochodu na potrzeby firmowe, jak i w celach prywatnych. W takim wypadku przedsiębiorca może odliczyć tylko 50% VAT od zakupu (w tym również od części zamiennych i serwisu oraz zakupu paliwa).
Przy użytkowaniu samochodu w formie mieszanej, przedsiębiorca nie ma obowiązku prowadzenia dla celów podatku VAT tzw. kilometrówki, a więc ewidencji przebiegu pojazdów, ani też zgłaszania do US (Urzędu Skarbowego) swojego wyboru użytkowania samochodu w formie mieszanej.
2. Samochód wyłącznie do użytku firmowego
Przy wyborze takiej formy użytkowania, samochód może być wykorzystywany tylko do celów służbowych w działalności gospodarczej. W takim wypadku przedsiębiorca ma prawo do odliczenia aż 100% VAT od jego zakupu (ale pod warunkiem, że auto zostało kupione na fakturę 23% dającą prawo do odliczenia VAT), a także od paliwa, części zamiennych i serwisu.
Inaczej niż w formie mieszanej ma się tutaj kwestia warunków, jakie musi spełnić przedsiębiorca. Tutaj przedsiębiorca jest zobowiązany do spełnienia kilku dodatkowych warunków, po to aby mógł swobodnie korzystać z 100% odliczenia VAT-u.
Mianowicie przedsiębiorca musi:
- Udowodnić, że samochód faktycznie służy tylko i wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Oznacza to, że musi na bieżąco prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu tzw. kilometrówkę. W kilometrówce na pewno muszą znaleźć się takie informacje, jak: stany licznika samochodu, a także szczegóły każdej z przejechanych tras.
- Poinformować odpowiedni urząd skarbowy o tym, iż wykorzystuje swój pojazd tylko i wyłącznie do celów firmowych (druk VAT-26). Należy tu także podkreślić, że podatnicy, którzy dokonali już takiego zgłoszenia, nie muszą go ponawiać.
- Dodatkowo przedsiębiorca musi jeszcze posiadać wszelkie regulaminy i zasady, obowiązujące w jego firmie, z których jednoznaczne wynika, że dany samochód jest używany tylko i wyłącznie w firmie – innymi słowy wprowadzenie zasad użytkowania pojazdu wykorzystywanego w danej firmie (np. w formie regulaminu).
Bez spełnienia wyżej wymienionych warunków odliczenie 100% VAT-u jest dla przedsiębiorcy nie możliwe. Dopiero po spełnieniu w/w warunków, przedsiębiorca wyklucza użytkowanie swojego samochodu do celów prywatnych.
