Choć temat wyjazdów służbowych jest powszechny, często nie wiemy do końca, na czym polegają zobowiązania pracodawcy wobec wysyłanego w delegacje pracownika. Warto dowiedzieć się co nam przysługuje i jakie wydatki możemy wliczyć w koszta takiej podróży, zanim się w nią wybierzemy.
Na początku warto wspomnieć, czym w zasadzie jest podróż służbowa – otóż podróż służbowa to taka podróż, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy, poza miejscowość swojego stałego miejsca pracy. Z tytułu delegacji, pracownikowi przysługują określone należności mające pokryć jej koszty. Pamiętajmy jednak, że stałe wykonywanie pracy w różnych miejscach i terminach, wynikające ze specyfiki pracy, nie może zostać zaliczone do podróży służbowej i tym samym takiemu charakterowi pracy nie przysługują specjalne przywileje.
Według rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – pracownikowi odbywającemu delegację przysługują środki na pokrycie kosztów podróży.
Dieta w delegacji
Pierwszym pojęciem, o jakim trzeba wspomnieć w kontekście zwrotu kosztów podróży służbowej, jest dieta. Dieta to nic innego jak pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w delegacji. Aktualnie dzienna dieta w delegacji krajowej wynosi 30 zł i nalicza się ją, rozpoczynając od pierwszej do ostatniej doby podróży, a więc od dnia dojazdu do dnia powrotu.
Co w momencie, kiedy podróż nie trwa pełnej doby? Poniżej przedstawiono sposób naliczania diety za niepełną dobę:
-
podróż trwająca od 8h do 12 h – pracownikowi przysługuje połowa diety dobowej,
-
podróż trwająca więcej niż 12 h – pracownikowi należy się pełna dobowa dieta.
Każda pełna doba podróży płatna jest w pełnym wymiarze, natomiast każda kolejna niepełna rozpoczęta doba jest naliczona następująco:
-
niepełna doba trwająca do 8 h – pracownik pobiera połowę diety dobowej,
-
niepełna doba przekraczająca 8 h – pracownik ma prawo do diety w pełnym wymiarze.
Pracownik nie ma prawa do diety w momencie, gdy zostało mu zapewnione wyżywienie, czyli co najmniej trzy posiłki na dobę, oraz w dzień wolny, który pracownik wykorzystał na powrót do miejscowości zamieszkania.
Warto wspomnieć, że diety nieprzekraczające limitu określonego w rozporządzeniu są wolne od podatku dochodowego i nie stanowią podstawy do naliczania składek ZUS.
Koszty noclegu w krajowej podróży służbowej
Pracodawca jest zobowiązany do zwrotu kosztów podróży pracownikowi przebywającemu w delegacji krajowej, na podstawie przedłożonych przez pracownika rachunków, bądź faktur z hotelu, czy innego miejsca świadczącego usługi noclegowe. W sytuacji, gdy pracownik nie okaże dokumentów potwierdzających cenę przebytego noclegu, wówczas pracodawca zobowiązany jest do zwrotu kosztów dla pracownika w formie ryczałtu za nocleg, którego wartość stanowi 150% wysokości diety (45 zł). Ryczałt za nocleg przysługuje pracownikowi, któremu nie został zapewniony nocleg przez pracodawcę, przy czym należy pamiętać, że musiał on trwać minimum 6 h, pomiędzy godziną 21.00, a 7.00 rano.
Koszty transportu w delegacji
Wybór środka transportu, jakim będzie poruszał się pracownik w podróży służbowej, leży po stronie pracodawcy. Może to być pociąg, samochód, statek, autobus lub samolot, przy czym w przypadku pociągu i samolotu, może to być tylko I lub II klasa. W przypadku, gdy pracownik zmieni wybrany środek transportu bez uzasadnienia, pracodawca nie jest zobowiązany do zwrócenia mu kosztów przejazdu.
Zwrot kosztów przejazdu w delegacji rozliczany jest tak samo, jak w przypadku kosztów noclegu- na podstawie okazanych przez pracownika rachunków/faktur. W przypadku nieokazania dokumentów zapłaty za przejazdy służbowe można również rozliczyć się ryczałtowo- w tym wypadku pracownikowi należy się 20% diety, to jest 6 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży.
Istnieje także możliwość przejazdu służbowego własnym samochodem, jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę. W tym wypadku pracownikowi należy się rozliczenie wg stawki kilometrowej uregulowanej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Stawki kilometrowe przedstawiają się następująco:
-
samochód osobowy o pojemności do 900 cm³ – 0,5214 zł
-
samochód o pojemności ponad 900 cm³ – 0,8358 zł
-
motocykl – 0,2302 zł
-
motorower – 0,1382
Inne wydatki w delegacji krajowej
Innymi wydatkami, jakie pracownik może ująć w rozliczeniu kosztów poniesionych w delegacji, są m.in. koszty parkingu, przejazdów autostradą, bilety wstępu na targi, itp. Powinno się je udokumentować i uwzględnić w rozliczeniu za podróż służbową z pracodawcą.
Warto wspomnieć, że pracownik może otrzymać zaliczkę na przewidywane koszty podróży służbowej. Z zaliczki tej pracownik winien jest rozliczyć się w ciągu 14 dni od powrotu z delegacji.
Koszty poniesione w podróży służbowej, a podatki
Zwrot kosztów z tytułu podróży służbowej dla pracownika stanowi przychód ze stosunku pracy, który nie jest opodatkowany, ponieważ nie ma on charakteru przysporzenia majątkowego.
Wszelkie kwoty wypłacone pracownikowi w ramach podroży służbowej, stanowią koszty podatkowe dla pracodawcy. Wyjątkową sytuację może stanowić przypadek, w którym pracownik podróżuje prywatnym samochodem i przekroczy określone dla danej pojemności oraz rodzaju pojazdu limity. Jeśli jednak wspomniane limity nie zostaną przekroczone, pracownik zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, aby zaliczyć koszt podróży do kosztów podatkowych pracodawcy.
Osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą również wciągnąć wydatki poniesione z tytułu delegacji do kosztów podatkowych, jednak owe koszty muszą mieć wpływ na uzyskanie przychodu.