Samo pojęcie „sprawozdanie” kojarzy nam się z przedstawieniem jakiś kwestii, danych i opisów. W tym wypadku jest to również przedstawienie pełnego opisu, ale dotyczącego firmy, a dokładnie sytuacji finansowej danego przedsiębiorstwa.
Sprawozdanie finansowe przedstawia całą sytuację finansową danego przedsiębiorstwa. Jest to dokument zawierający szczegółowe informacje na temat wyników działalności podmiotu gospodarczego i przepływów środków pieniężnych jednostki.
Obowiązek sporządzania ww. sprawozdania finansowego leży w kwestii tych podmiotów, które są zmuszone do prowadzenia księgowości w księdze rachunkowej (KH) oraz które dobrowolnie wybrały ten sposób ewidencjonowania. Oznacza to, iż obowiązek sporządzania sprawozdania leży w spółce kapitałowej (np. spółce z ograniczoną odpowiedzialnością), na spółce osobowej (np. spółce partnerskiej) jak też na osobie fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą.
Sprawozdanie finansowe sporządzanie jest raz na rok, oznacza to, iż jest to innymi słowy sprawozdanie roczne. Sprawozdanie finansowe sporządzane jest więc na koniec każdego roku obrotowego – zawsze przy prowadzeniu księgowości w KPiR, natomiast w KH w przypadku, gdy firma rozpoczęła swoją działalność (w tym księgowość) z początkiem roku, lub w inny dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (tylko przy prowadzeniu księgowości w KH) wynikający z przepisów prawa podatkowego.
Obowiązek sporządzenia leży w kwestii kierownika danej jednostki i to on jest odpowiedzialny za jego sporządzenie.