Przedsiębiorca zatrudniając pracowników musi ujmować ich wynagrodzenia w księdze podatkowej, ale również prowadzić imienną kartę wynagrodzeń.
Karta wynagrodzeń – zestawienie wynagrodzeń, składek i podatku z całego roku, ale z podzielnością na miesiące. Karta sporządzana jest na podstawie listy płac, co miesiąc dla każdego pracownika indywidualnie – imiennie.
W przepisach prawa nie ma ustalonych wymagań, co do danych jakie mają się na niej znaleźć, nie ma również wzoru. Aczkolwiek karta powinna zawierać takie dane jak: imię, nazwisko, identyfikator podatkowy, datę, sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto, stawkę, dochód, składniki kwoty brutto, składniki na ubezpieczenie (emerytalne, rentowe, chorobowe itd.) i składniki wynagrodzenia (podstawa opodatkowania, podatek, koszty uzyskania przychodów, potrącenia, kwota netto itd.).