Zmiany w dokumentacji pracowniczej

Ministerstwo Rozwoju zapowiada, iż chce wdrożyć nowy pakiet ułatwień dla przedsiębiorców.

Zmiany miały by nastąpić przede wszystkich w kwestii:

1. Skrócenia czasu przechowywania dokumentacji – czas przechowywania ma zostać skrócony z obecnych 50 do 7/10 lat (licząc od dnia zakończenia stosunku pracy).
2. Umożliwienia pracodawcom dokonywania wyboru elektronicznej formy prowadzenia oraz przechowywania akt pracowniczych.

Wyjaśnienie:

Pierwszy punkt odnośny skrócenia czasu przechowywania dokumentacji ma gwarantować możliwość skorzystania z dokumentacji jako dowodów w przypadku sporu sądowego.

„Pracodawca, po zakończeniu stosunku pracy, wydawałby pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy, które zawierałoby dane niezbędne dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do przyznania wybranego świadczenia. Ponadto, pracodawca wydawałby pracownikowi wraz ze świadectwem pracy zaświadczenie o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania pracownika w stosunku pracy. Dane te pracodawca przekazywałby także do ZUS” – zapowiada resort rozwoju.

Odnośnie drugiego punktu, wszelkie elektroniczne akta osobowe powstawać miałyby przez tworzenie dokumentów w systemie teleinformatycznym lub poprzez digitalizację akt już istniejących. Co istotne, obie strony stosunku pracy mają w tym przypadku posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny. Ewentualnie pracownik miałby mieć dostęp do systemu informatycznego, w którym będzie mógł tworzyć wybrane dokumenty i przekazywać je pracodawcy.

„Możliwość korzystania z dokumentów elektronicznych powstających w programach kadrowych, uprości obsługę akt osobowych i dokumentów powstających w ramach stosunku pracy. Doprecyzowanie przepisów spowoduje, że dokumenty elektroniczne będą miały taką samą moc prawną jak dokumenty powstające na papierze. Elastyczna regulacja pozwoli pracodawcy na swobodny wybór najkorzystniejszej formy prowadzenia akt osobowych” – wskazuje Ministerstwo Rozwoju.