Przepisy prawa jasno określają kto, jak i gdzie powinien złożyć wniosek zgłoszenia rejestracyjnego, aby posiadać status czynnego podatnika VAT lub zwolnionego.
Według art. 96 wybrane podmioty, które prowadzą sprzedaż opodatkowaną (wg art. 15) przed dokonaniem pierwszej czynności (art 5.) muszą złożyć do Urzędu Skarbowego zgłoszenie rejestracyjne. Natomiast podmioty, których sprzedaż jest zwolniona od podatku lub wykonujące wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 mają prawo także do złożenia zgłoszenia rejestracyjnego.
Po złożeniu ww. zgłoszenia dany podmiot uzyskuje odpowiedni status podatnika VAT czynnego lub podatnika VAT zwolnionego.
Zaprzestanie działalności opodatkowanej
Podatnik zarejestrowany jako podatnik czynny VAT w sytuacji zaprzestania wykonywania czynności podlegającej opodatkowaniu jest zmuszony do zgłoszenia zaprzestania działalności do naczelnika urzędu skarbowego. W razie wyniku śmierci podatnika takiego zgłoszenia dokonuje jego następca prawny.
Oczywiście zgłoszenie musi być złożone w odpowiednim czasie – zgodnie z ust. 6 i 7. Jeżeli nie zostanie ono złożone w wyznaczonym terminie, to naczelnik urzędu skarbowego wykreśla z urzędu podatnika z rejestru jako podatnika VAT.
Dodatkowo należy wspomnieć o tym, że jeżeli dany podatnik nie istnieje lub nie ma możliwości skontaktowania się z nim, to nie zostanie on nawet poinformowany o tym fakcie (wyżej wspomnianym).
Zmiany w zgłoszeniu
Natomiast w przypadku nastąpienia zmian w zgłoszeniu rejestracyjnym podatnik jest zobowiązany do zgłoszenia danej zmiany do US w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana.
Obowiązek ten nie dotyczy przypadków, gdy następuje wyłącznie zmiana danych objętych obowiązkiem aktualizacji na podstawie ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681, z późn. zm.). Zdanie drugie nie ma zastosowania w przypadku, gdy zgłaszana zmiana powoduje zmianę właściwości organu podatkowego.