Przedsiębiorcy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT mają obowiązek prowadzenia (oprócz ksiąg rachunkowych) ewidencji VAT zakupów oraz sprzedaży.
Podatek VAT w odróżnieniu od podatku dochodowego dotyczy każdej pojedynczej transakcji, która podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Podatek ten rozliczany jest miesięcznie albo kwartalnie. Natomiast w deklaracji miesięcznej lub kwartalnej VAT ujmuje się wszystkie transakcje zakupów dokonanych przez nas oraz faktur sprzedaży wystawionych przez nas.
Oznacza to, że jeśli w danym miesiącu otrzymaliśmy kilka faktur na usługi lub towary, które zakupiliśmy i dokonamy zsumowania z każdej faktury kwoty podatku VAT to otrzymamy sumę podatku naliczonego VAT za dany miesiąc.
Z drugiej strony, gdy zsumujemy podatek VAT na fakturach, które my wystawiliśmy w danym miesiącu, wówczas otrzymamy sumę podatku VAT należnego.
Odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupu możemy dokonać:
- maksymalnie w ciągu dwóch następnych miesięcy albo kwartałów począwszy od miesiąca/kwartału, którego dotyczy dana faktura,
- Po upływie powyższych okresów odliczenia podatku VAT możemy już tylko dokonać przy pomocy korekty deklaracji VAT albo uzyskania duplikatu faktury.
Ponadto należy pamiętać, iż nie możemy dokonać odliczenia z faktury kosztowej, której fizycznie jeszcze nie otrzymaliśmy. Przykładowo jeśli nasz kontrahent wysłał do nas fakturę zakupu z datą wystawienia i sprzedaży 30.11.2016r. a faktura ta doszła do nas 07.12.2016r. to wówczas nie możemy odliczyć podatku VAT od tej faktury w rozliczeniu za 11/2016r. dlatego że nie dysponowaliśmy do końca 11/2016r. daną fakturą.
Teraz dokonujemy zestawienia tych dwóch rodzajów podatku VAT i sprawdzamy czy za dany miesiąc suma podatku VAT:
- należnego > naliczonego -> wówczas otrzymamy podatek VAT do zapłaty,
- naliczonego > należnego -> wówczas otrzymamy podatek VAT zwrotu albo do przeniesienia na kolejny okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał).