Niektórzy podatnicy dokonują transakcji wewnątrzwspólnotowych z kontrahentami zagranicznymi. Oznacza to, iż są zobowiązani do dokonania odpowiedniej rejestracji VAT UE, w tym celu.
Podatnik, który współpracuje z zagranicznymi firmami i tym samym dokonuje transakcji wewnątrzwspólnotowych, musi dokonać adekwatnej rejestracji dla potrzeb ww. transakcji – art. 97 ust. 1-3 ustawy o VAT.
Wspomniany podatnik musi złożyć zawiadomienie o planowanych transakcjach wewnątrzwspólnotowych na formularzu VAT-R. Tylko w przypadku, gdy już jest zarejestrowany jako podatnik VAT – wystarczy, iż oznaczy na formularzu rejestrację, jako rodzaj „aktualizacyjny”. Dopiero po złożeniu formularza z informacją o wewnątrzwspólnotowych transakcjach naszelnik urzędu skarbowego zarejestruje danego podatnika, jako podatnik VAT UE.
Jeżeli dany podatnik dokonuje ww. transakcji zobowiązany jest również do posługiwania się numerem identyfikacyjnym poprzedzonym prefiksem PL.
Naczelnika urzędu skarbowego musi zawiadomić o dokonywanych transakcjach:
- czynny podatnik VAT planujący dokonywanie dostaw lub nabyć wewnątrzwspólnotowych, importu usług lub świadczenia usług, dla których podatnikiem będzie unijny usługobiorca,
- osoba prawna niebędąca podatnikiem oraz pozostali podatnicy:
- dokonujący wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów, jeśli wartość tych transakcji w roku podatkowym przekracza 50.000 zł,
- dokonujący importu usług od podatników z krajów UE,
- świadczący usługi na rzecz podatników z krajów UE, z tytułu których podatek rozlicza nabywca unijny.