O czym pamiętać przy tworzeniu harmonogram czasu pracy?

W ciągu miesiąca pracownicy korzystają z urlopów, są wysyłani na szkolenia, biorą dni wolne od pracy lub zamieniają się zmianami z innymi pracownikami. Aby nie powstał zbyt duży chaos tym spowodowany, pracodawca musi te wszystkie sytuacje uwzględnić i poprawnie je ująć w harmonogramie czasu pracy.

Czym właściwie jest harmonogram czasu pracy?
Harmonogram czasu pracy to po prostu rozpiska poszczególnych dni pracy, podzielona na tygodnie i odnosząca się do konkretnego miesiąca. Oznaczeni są na niej konkretni pracownicy firmy z indywidualnym rozkładem czasu pracy dla każdego z nich.

Harmonogram czasu pracy musi uwzględniać nie tylko dni robocze, ale również:

• godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• wymiar czasu pracy,
• dobę pracowniczą,
• odpoczynki dobowe,
• odpoczynki tygodniowe,
• 5-dniowy tydzień pracy,
• zapewnienie wolnej niedzieli przynajmniej raz na 4 tygodnie,
• dni wolne od pracy,
• urlopy pracowników zamieszczone w planie urlopowym.

O CZEGO ZACZĄĆ?
Oczywiście tworzenie harmonogramu pracy musi uwzględniać jakieś konkretnie ustalone kolejne kroki wykonywania. Są kwestie, które muszą być wykonane na samym początku (zgodnie z przepisami prawa), a które mogą być dodane na samym końcu. Poniżej znajduje się opis poszczególnych kroków do wykonania przy tworzeniu takiego włąśnie harmonogramu pracy.

1. Określenie ilości godzin do przepracowania dla danych pracowników firmy.
Na początek pracodawca powinien określić ile godzin powinni przepracować dani pracownicy firmy w danym okresie rozliczeniowym. Oczywiście wykonanie tego musi być zgodnie z art. 130 k.p., gdzie okres rozliczeniowy ustala się to poprzez:

• pomnożenie 40 godzin (norma tygodniowa) przez liczbę pełnych tygodni okresu rozliczeniowego, a następnie
• dodanie do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin (norma dobowa) i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku (tzw. dni wystających), a dalej
• pomniejszenie otrzymanego wyniku za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela – 8 godzin.

Dla przykładu poniżej przedstawiona zostaje sytuacja Pana X z firmy Y, który chce ustalić wymiar czasu pracy dla pracowników zatrudnionych na 1/2 etatu. Okres rozliczeniowy wynosi 3 miesiące, wymiar ustalany jest za okres od kwietnia do czerwca 2016 roku. Tak wygląda liczba dni roboczych przypadająca w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego:

Legenda:
1. MIESIĄC
2. CZAS PRACY DLA ZATRUDNIONYCH NA PEŁNY ETAT
3. WYMIAR CZASU PRACY DLA ZATRUDNIONEGO NA 1/2 ETATU

1. KWIECIEŃ
2. Pełen etat: 40 godz. x 4 tyg. + 8 godz. x 1 dzień = 168 godz.
3. Dla zatrudnionego na 1/2 etatu: 84 godz.

1. MAJ
2. Pełen etat: 40 godz. x 4 tyg. + 8 godz. x 2 dni – 8 godz. x 2 święta = 160 godz.
3. Dla zatrudnionego na 1/2 etatu: 80 godz.

1. CZERWIEC
2. Pełen etat: 40 godz. x 4 tyg. + 8 godz. x 2 dni = 176 godz.
3. Dla zatrudnionego na 1/2 etatu: 88 godz.

* RAZEM W KWARTALE:
2. Pełen etat wynosi łącznie: 504 godz.
3. Dla zatrudnionego na 1/2 etatu łącznie wynosi: 252 godz.

Podsumowując, pracownik zatrudniony na 1/2 etatu w drugim kwartale 2016 roku powinien przepracować 252 godziny. Natomiast pracownicy na całym etacie 504 godzin. W związku z czym najpierw należy obliczyć pełen wymiar czasu pracy dla pracowników zatrudnionych na cały etat i z niego obliczyć połowę etatu dla pracowników zatrudnionych na połowę etatu.

2. Zapewnienie pracownikom doby pracowniczej.
Przy tworzeniu harmonogramu trzeba również uwzględnić w nim dobę pracowniczą, a więc określić dni odpoczynku każdego pracownika. Jeżeli dany pracownik rozpoczyna pracę danego dnia to w kolejnym dniu nie może podjąć się wykonywania swoich obowiązków wcześniej niż po upływie 24 godzin. Oznacza to, iż dany pracownik musi mieć jakiś odstęp czasowy pomiędzy jednym dniem pracy, a drugim. Jeżeli na przykład pracownik zaczął dzisiejszy dzień pracy o ustalonej godzinie 8:00, to na drugi dzień powinien rozpocząć go o tej samej godzinie. Istnieją oczywiście wyjątki od tej reguły – pracownik może jednego dnia przyjść do pracy na godzinę 8:00, a drugiego na późniejszą, a więc na godzinę 10:00. Jednakże nie może on przyjść do pracy na wcześniejszą godzinę, a więc bez zachowania odstępu czasowego, np. z III zmiany na II – pracownik jednego dnia pracuje od 22:00-6:00 , a na drugi dzień ma II zmianę o 14:00! Jest to oczywiście niezgodne z przepisami prawa i pracodawca musi tego dopilnować.

Należy tu również podkreślić fakt, iż osoby zatrudnione w ruchomym czasie pracy nie muszą przestrzegać zasady zachowania doby pracowniczej.

3. Oprócz doby pracowniczej musi być zapewniony odpoczynek dobowy
Tworząc harmonogram trzeba również pamiętać o tym iż pracownik musi mieć nieprzerywalny odpoczynek pomiędzy kolejnymi dniami pracy. Zgodnie z art.132 kodeksu pracy wynosi on co najmniej 11 godzin. Jak wspomniano wcześniej – o dobie pracowniczej, oba przepisy, a więc dobra pracownicza, jak i odpoczynek dobowy muszą zostać zachowane względem przepisów prawa. Oznacza to, że pracownik nie może pracować więcej niż 13 godzin w ciągu dnia.

Jednakże istnieją wyjątkowe przypadki, dzięki którym można odejść od tego obowiązku. Między innymi można tu wymienić:

• zarządzanie zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
• konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

4. Dodatkowo zapewnienie odpoczynku tygodniowego
Odpoczynek tygodniowy wiąże się z kwestią zapewnienia 35. godzin nieprzerwanego wytchnienia od pracy. Można go ewentualnie skrócić do 24 godzin, jednakże możliwe jest to tylko w przypadku:

• pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
• zmiany pory wykonywania pracy w związku z przejściem na inną zmianę zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy.

5. 5-dniowy tydzień pracy
Należy również uwzględnić fakt, iż przeciętny tydzień pracy trwa 5 dni. Oczywiście układając grafik na dany okres rozliczeniowy, można wprowadzić pracownikowi w jednym tygodniu pracy 6 dni, ale już w kolejnym należałoby skompensować mu to i wpisać tylko 4 dni robocze. Najlepiej, żeby przeciętny 5-dniowy tydzień pracy został zachowany.

6. Jedna wolna niedziela dla pracownika
Zgodnie z artykułem 151 kodeksu pracy osoby wykonujące pracę w niedzielę powinny mieć zapewnioną przynajmniej jedną niedzielę wolną od wykonywania obowiązków służbowych w ciągu 4 następujących po sobie tygodni. Wynika z tego, że harmonogram czasu pracy sporządzać trzeba z ujęciem wolnej niedzieli, w przeciwnym razie pracodawca popełniłby wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym.

Zapewnienie przez pracodawcę wolnej niedzieli nie dotyczy osób pracujących w systemie świąteczno-weekendowym dla których piątki, soboty, niedziele i święta to jedyne dni świadczenia pracy.

7. Dni wolne od pracy i urlopy pracowników
Ustalając grafik warto uwzględnić w nim chęci urlopów danych pracowników. Osoby zatrudnione na umowę o pracę mają prawo do otrzymania raz w roku urlopu – jest to dla nich urlop nieprzerywalny, co najmniej 14. dniowy.

Jak powinien wyglądać harmonogram czasu pracy?
Według art.129 § 3 kodeksu pracy – „rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.”

O tym, w jaki sposób i w jakim terminie należy udostępnić podwładnym harmonogram czasu pracy, mówi art.129 § 3 kodeksu pracy. W myśl tego przepisu pracodawca powinien przekazać go pracownikowi najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem pracy w danym okresie w formie pisemnej lub elektronicznej.

Kto nie musi sporządzać harmonogramu czasu pracy?
Oczywiście nie wszyscy pracodawcy są zobowiązani do tworzenia harmonogramu czasu pracy. Tworzenie harmonogramów dotyczy głównie zakładów, w których panuje sztywny czas pracy, a więc tam gdzie wszyscy pracownicy pracują w tych samych stałych godzinach, np. od 8:30-16:30.

Jednakże pracodawca nie ma obowiązku sporządzania harmonogramu czasu pracy, gdy:

1. rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę,
2. pracownik zatrudniony jest w zadaniowym systemie czasu pracy,
3. na wniosek zatrudnionego stosuje się wobec niego ruchomy system czasu pracy,
4. na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.