W porównaniu do innych państw np. w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii tylko 5 lat – w Polsce okres ten jest dość długi, ponieważ dokumentację należy przechowywać 50 lat.
Zachodzą jednak zmiany w tejże kwestii – od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie skrócony do 10 lat. Jednak w niektórych przypadkach, nadal będzie trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat.
| WAŻNE !
10-lat będzie liczone od końca roku, w którym pracodawca złoży raport informacyjny ZUS RIA. |
W stosunku do pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. obowiązuje dotychczasowy – 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych.
W myśl nowelizacji pracodawca będzie miał możliwość skorzystania z krótszej archiwizacji, tj. 10 lat, jeśli spełni dodatkowe obowiązki wobec ZUS:
-
jeżeli złoży do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich swoich pracowników zatrudnionych w tym okresie, dzięki czemu skróci wymagany okres do 10 lat,
-
złoży oświadczenie ZUS OSW.
Jednak dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. musi być przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Ustawa nie przewiduje możliwości skrócenia okresu przechowywania dla tej grupy.
| Zasady dotyczące okresu przechowywania dokumentacji odnoszą się również do dokumentów potwierdzających zatrudnienie na podstawie umowy zlecenie. |
Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika o przechowywaniu dokumentacji
Nowe przepisy wskazują na to, że pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Kodeks pracy wskazuje, że w przypadku wygaśnięcia bądź rozwiązania stosunku pracy pracodawca ma obowiązek wraz ze świadectwem wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, czyli 10 lat;
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;
- a także zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w.w pkt 2.
Także w praktyce po zakończeniu stosunku pracy z pracownikiem, oprócz świadectwa pracy trzeba przekazać mu dokument ze wskazaniem powyższych punktów.
Jak można w praktyce ustalić okresy przechowywania dokumentacji ?
Ustalenie okresu 10 lat przechowywania dokumentacji – okres ten trzeba liczyć od następnego roku kalendarzowego po roku ustania stosunku pracy.
Przykład 1.
Umowa Pana Jana kończy się 12 kwietnia 2019 roku. Okres 10 lat przechowywania dokumentacji należy liczyć od 1 stycznia 2020 roku. Oznacza to, że koniec okresu 10 lat mija 31 grudnia 2030 roku.