Kto jest zobowiązany do prowadzenia KPiR?

Wszelkie osoby fizyczne, które prowadzą własną działalność gospodarczą (jednoosobową), spółki cywilne, jawne i partnerskie, gdzie właścicielami są osoby fizyczne muszą prowadzić KPiR jeżeli ich osiągnięte przychody nie przychody netto ze sprzedaży nie przekroczyły równowartości 1.200.000 euro po przeliczeniu na PLN wg kursu średniego NBP (w 2016 r. limit przychodów wynosi 5 092 440 zł).

Poza w/w jednostkami, obowiązek prowadzenia KPiR również dotyczy:

• armatorów zdefiniowanych na podstawie Ustawy o podatku tonażowym;
• osób wykonujących działalność gospodarczą w formie agencji i umów zlecenia;
• osób duchownych, które same zrezygnowały z prawa do korzystania ze zryczałtowanego podatku dochodowego;
• osób zajmujących się działami produkcji rolnej, jeżeli zgłoszą one zamiar prowadzenia tej księgi.

Jeżeli przychód będzie wyższy niż wyżej określony to obowiązkowo następuje przejście na pełną księgowość, nawet jeżeli tak wysoki dochód pojawił się jednorazowo. Jednakże istnieje możliwość powrotu do KPiR, ale dopiero od kolejno następującego roku podatkowego, jeżeli za mijający rok osiągnięto przychody poniżej granicy limitu.

Kiedy złożyć zawiadomienie o założeniu KPiR?

Podatnik jest zmuszony do natychmiastowego założenia KPiR w dniu kiedy rozpocznie swoją działalność lub w dniu 1 stycznia danego roku podatkowego oraz poinformowaniu o tym fakcie właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie do 20 dni od daty jej założenia.

Warto jednak podkreślić, że w przypadku spółek (cywilnej, jawnej, partnerskiej) osób fizycznych zawiadomienie o prowadzeniu KPiR powinni złożyć wszyscy wspólnicy, ale nie do jednego urzędu skarbowego, a każdy do właściwego dla siebie ze względu na miejsce zamieszkania.

Ważne! Nie trzeba zgłaszać co roku prowadzenia KPiR, raz złożone zawiadomienie jest wystarczające, jeżeli w poprzednim roku dalej używaliśmy księgi.

Czy istnieje możliwość zwolnienia podatnika z obowiązku KPiR?

Tak. Występują pewne wyjątki w przypadku obowiązku prowadzenia KPiR. Podatnik może złożyć wniosek do urzędu skarbowego o zwolnienie go z tego obowiązku z przyczyn wystąpienia szczególnych okoliczności, takich jak np. stan zdrowia. Ma na to co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby obowiązywać. W razie rozpoczęcia wykonywania działalności wniosek powinien być złożony 14 dni przed obowiązkiem prowadzenia księgi, czyli przed rozpoczęciem działalności. Jeżeli Naczelnik urzędu skarbowego potwierdzi rację podatnika we wniosku, będzie on zwolniony z obowiązku prowadzenia KPiR.

Jaka istnieje forma prowadzenia PKPiR?

Wszelkie zasady prowadzenia KPiR znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – ostatnie zmiany kwiecień 2016 r.

W wyżej wymienionym rozporządzeniu widnieje zapis o możliwości wyboru prowadzenia KPiR. Do wyboru mamy księgę w formie tradycyjnej a więc papierowe, jak również przy pomocy programów elektronicznych.

Jednakże warto wspomnieć, że przy prowadzeniu księgowości za pomocą programu komputerowego, należy spełnić podstawowe warunki, takie jak:

• określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi;
• stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;
• przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Według najnowszych przepisów Podatnik prowadzący KPiR w wersji elektronicznej, zgodnie z wyżej wymienionymi warunkami nie ma obowiązku jej drukowania. Przedsiębiorca nie ma już obowiązku drukowania księgi nie później niż do 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Jaki jest cel i zadania KPiR?

Należy zacząć od samego pojęcia KPiR – jest to ewidencja, która przedstawia osiągnięte przychody i ponoszone rozchody. Co oznacza, że dany podatnik w swoim KPiR księguje dokonaną sprzedaż, jak również koszty poniesione w celu uzyskania tego przychodu.

Wyżej opisana ewidencja ma na celu określenie zobowiązań podatkowych z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. Jest więc głównym narzędziem rozliczania się z urzędem skarbowym, zarówno w poszczególnych okresach, jak i na koniec roku. To na podstawie zapisów w niej dokonanych wylicza się wielkość należnego podatku dochodowego.

Z wszelkich zapisów wynika, że księga służy głównie urzędnikom. Jednakże dla podatnika jest ona pewną formą informacji o swojej działalności. Może on dokonać oceny efektywności prowadzonej działalności oraz podsumować prace wykonaną w danym okresie czasu. Posiada pełną informację o swoich przychodach i kosztach. Jak już wcześniej wspomniano, przedsiębiorca dzięki wpisom w KPiR może określić zobowiązanie podatkowe, ale także można na podstawie tych wpisów wyciągnąć wnioski o prowadzonej działalności. Przedsiębiorca ma pełną analizę swoich przychodów i kosztów na przestrzeni roku z podziałem na poszczególne miesiące, dzięki temu może dojrzeć swoje zadowalające wyniki lub jakieś nieprawidłowości i wywnioskować z czego one wychodzą.

Jaka jest konstrukcja KPiR?

Wygląd KPiR jest określony w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie jej prowadzenia. Wzór zamieszczony jest w załączniku rozporządzenia.

Obecnie KPiR powinna składać się z 17 kolumn o określonych zawartościach ułożonych w ściśle określonej kolejności. Ostatnia kolumna, a więc 17 musi kończyć KPiR.

Wcześniej prowadzone KPiR było skonstruowane z 16 kolumn. Jednakże przedsiębiorcy, którzy założyli KPiR według starego wzoru przed dniem 8 kwietnia 2016 roku, mogą opierać się na starym wzorze pod warunkiem, że nie rozliczają kosztów działalności badawczo-rozwojowej.