Przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność handlową, jeśli osiągają z jej tytułu dochody wyższe niż 20 tys. zł w skali całego roku, a jego klientami są osoby fizyczne nieprowadzące własnych przedsiębiorstw, powinni posiadać kasy fiskalne. Za posiadaniem takiej kasy idzie szereg obowiązków, których musi spełnić przedsiębiorca, aby faktycznie zadośćuczynić ciążącym na nim zobowiązaniom podatkowym, nie popełniając w tym zakresie żadnych błędów czy też niedociągnięć. Jednym z najważniejszych obowiązków jest niewątpliwie systematyczne sporządzanie raportów sprzedaży – tak dobowych, jak i miesięcznych. Trzeba bowiem pamiętać o tym, że w wypadku kas fiskalnych nie księguje się ani samych paragonów, ani dołączonych do nich faktur.
Obowiązek fiskalizacji kasy
Jeśli dany podmiot gospodarczy został zobowiązany do ewidencjonowania prowadzonej przez siebie sprzedaży przy wykorzystaniu kas fiskalnych przed rozpoczęciem ich faktycznego użytkowania, trzeba dopełnić różnych formalności. Przede wszystkim należy ją sfiskalizować, co może uczynić tylko specjalnie do tego uprawniony pracownik serwisu kas, dysponujący przyznanym mu przez importera lub producenta maszyny identyfikatorem. Po dokonaniu czynności fiskalizacyjnych podatnik ma jeden tydzień na zgłoszenie faktu zakupu i użytkowania danej kasy we właściwym dla danego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej urzędzie skarbowym, gdzie kasie nadaje się numer ewidencyjny, który trzeba przykleić do danej kasy. Do danego urządzenia zwykle dołącza się także książkę kasy, którą podatnik zobowiązany jest systematycznie prowadzić. Osobno fakt fiskalizacji danej kasy zgłasza także serwisant.
Reguły księgowania przychodów z kasy fiskalnej
Aby odpowiednio zaksięgować przychody pochodzące z kasy fiskalnej, należy na bieżąco sporządzać dobowe oraz miesięczne raporty kasowe. Dzięki tym raportom dochodzi do trwałego zapisania w module fiskalnym kasy całodziennego utargu. Każdy raport dobowy trzeba sporządzić po zakończeniu danego dnia sprzedaży, w niektórych sytuacjach można to także przełożyć na następny dzień, pod warunkiem jednak, że sporządzenie takiego raportu nastąpi jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży w tym dniu. Z kolei raporty miesięczne przygotowuje się ostatniego dnia miesiąca po zakończeniu sprzedaży. Można tego dokonać także następnego dnia, ale jeszcze przed realizacją pierwszej sprzedaży w tym dniu. Raporty fiskalne zwykle generowane są automatycznie przez kasy fiskalne. Na takich dokumentach znajdują się sumaryczne dane odnoszące się do obrotu handlowego oraz kwot VAT, które trzeba opłacić za daną dobę lub konkretny okres, biorąc pod uwagę różne stawki podatkowe oraz sprzedaż zwolnioną z podatku. Oprócz raportów fiskalnych kasy przygotowują również raporty niefiskalne, wspomagające działalność przedsiębiorcy (na przykład stan kasy, statystyki sprzedaży itd.,). Brak dokonanej w danym dniu sprzedaży zarejestrowanej za pomocą kasy fiskalnej zwalnia przedsiębiorcę z obowiązku dokonywania raportów dobowych dla danego dnia. Wszelkie dokumenty kasowe, takie jak raporty sprzedaży, paragony, ewidencja przychodów czy księga rozchodów i przychodów winny być przechowywane przez przedsiębiorcę w odpowiedni sposób przez co najmniej pięć lat.
Księgowanie przychodów z kasy fiskalnej za pomocą KPiR
Dla podatników, którzy rozliczają się w oparciu o zasady ogólne lub też przy wykorzystaniu podatku liniowego udostępniono możliwość księgowania przychodów z kasy fiskalnej w księdze przychodów i rozchodów. Aktualnie to do nich samych należy decyzja odnośnie rozliczania podatków dochodowych na bazie dobowych czy miesięcznych raportów. W tym pierwszym wypadku zapisuje się raporty dobowe pod odpowiednią datą, natomiast raporty miesięczne zapisuje się w KPiR pod koniec każdego miesiąca. Odpowiedni wpis należy zawrzeć w kolumnie 7, zatytułowanej sprzedaż towarów i usług. W raportach miesięcznych trzeba uwzględnić pewne kwoty oddziałujące na wysokość dochodu, na przykład zwroty. Oprócz tego, od podatnika oczekuje się również prowadzenia dwóch dodatkowych ewidencji, odnoszących się do ewidencji zwrotów oraz ewidencji oczywistych pomyłek. Za podstawę zapisów w księgach rachunkowych uznaje się wydruki z kasy fiskalnej przybierające postać dobowych raportów o charakterze fiskalnym.
Co z podatnikami opłacającymi ryczałt?
Także osoby rozliczające się z fiskusem na zasadach ryczałtu mają prawo do samodzielnego zdecydowania, czy chcą się rozliczać w oparciu o raporty dobowe, czy też miesięczne. Ponadto oni również muszą prowadzić dwie wspomniane powyżej ewidencje, czyli ewidencję oczywistych pomyłek, a także ewidencję zwrotów. Trzeba jednak pamiętać również o tym, żeby wszystkie transakcje zaksięgować w ewidencji przychodów w oparciu o określone wcześniej stawki ryczałtu. Ma to szczególne znaczenie zwłaszcza w wypadku podatników oraz tych przedsiębiorców i właścicieli firm, którzy swoją działalność prowadzą w oparciu o rozmaite stawki ryczałtu, określone w stosownych przepisach prawnych.