Samochód wykorzystywany przez przedsiębiorcę lub jego pracowników w działalności gospodarczej zdecydowanie ułatwia pracę i pomaga zdobyć potencjalnych klientów lub utrzymać stałe relacje z obecnymi klientami.
Przedsiębiorca (lub pracownicy) posiadający swój własny samochód może w każdym momencie jeździć do swoich klientów osobiście i załatwiać z nimi sprawy formalne (np. podpisanie umowy współpracy). Może również osobiście przedstawiać swoją ofertę lub objaśniać bardziej szczegółowo warunki umowy. W sytuacji, gdy dany przedsiębiorca będzie tworzył jakieś oprogramowanie dla swojego klienta, może omawiać z nim warunki współpracy i funkcjonalności jakie mają znaleźć się w danym programie.
Bezpośrednie spotkanie z klientem jest zdecydowanie wygodniejszą i przyjemniejszą formą omawiania szczegółów współpracy i innych wspólnych warunków, niżeli zwykła rozmowa na odległość. Posiadanie samochodu ułatwi również przedsiębiorcy załatwianie wszelkich innych spraw związanych z działalnością gospodarczą. Niekiedy posiadanie samochodu przez przedsiębiorcę jest nawet koniecznością.
W sytuacji, gdy wyżej wymieniony przedsiębiorca posiada już swój prywatny samochód i chce używać go wyłącznie na potrzeby firmowe (a nie do celów prywatnych), może oczywiście tego dokonać. Jednakże auto prywatne używane do celów służbowych, oznacza, iż przedsiębiorca koniecznie musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów – kilometrówkę.
Co to jest kilometrówka?
Kilometrówka to inaczej ewidencja przebiegu pojazdów. Mówiąc w skrócie, jest to jeden ze sposobów rozliczania wydatków ponoszonych na samochodów w firmie. Wydatki, które między innymi można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, to: zakup paliwa, ubezpieczenie, rejestracja, zakup niezbędnych płynów czy innych elementów, które konieczne są, aby z auta można było korzystać. Jednakże należy pamiętać, że wysokość wydatków, które można zaliczyć w danym miesiącu do kosztów, jest ograniczona do pewnej kwoty.
Kilometrówka prowadzona jest dla celów PIT i obowiązuje tylko w przypadku przedsiębiorców, którzy wykorzystują prywatny samochód w celach firmowych.
Co powinna zawierać kilometrówka?
Kilometrówka przede wszystkim zawiera informacje o stanie przejechanych kilometrów, a więc faktycznie przejechanych kilometrów przez danego przedsiębiorcę w celach służbowych.
Aby kilometrówka była prowadzona zgodnie z przepisami, powinna zawierać następujące elementy:
- dane osoby, która korzysta z samochodu,
- numer rejestracyjny auta,
- pokonaną trasę – jej odległość, cel i datę.
W jakiej formie należy prowadzić kilometrówkę?
Kilometrówka może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku tej drugiej przedsiębiorca musi jednak pamiętać, że na koniec miesiąca powinien sporządzić jej wydruk i złożyć na nim podpis.
Kto i kiedy musi obowiązkowo prowadzić kilometrówkę?
Jak wspomniano na początku, kilometrówkę obowiązkowo muszą prowadzić przedsiębiorcy, którzy korzystają w firmie z samochodów prywatnych – samochód ten musi stanowiący własność przedsiębiorcy, pracownika lub osoby trzeciej. Innymi słowy kilometrówka jest stosowana, gdy używany samochód nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych w firmie.
W ramach limitu kilometrówki można rozliczać samochód, który:
- stanowi wyposażenie firmy (nie jest uwzględniany w środkach trwałych firmy),
- stanowi własność prywatną,
- jest wykorzystywany na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy użyczenia.
Jakie są bowiązujące stawki w limicie kilometrówki?
Prowadzenie kilometrówki nie zwalnia przedsiębiorcy z konieczności dokumentowania wydatków związanych z eksploatacją auta. Bowiem do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć tylko te wydatki, które zostały faktycznie poniesione w związku z wykorzystywaniem danego samochodu w prowadzonej działalności. Wysokość tych wydatków ustala się na podstawie faktur i rachunków.
Kilometrówka nie jest dowodem poniesienia kosztu. Na jej podstawie ustala się jedynie limit wydatków związanych z użytkowaniem auta, które można zaliczyć do kosztów podatkowych. Limit ten wyznacza się poprzez przemnożenie liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu.
Aktualnie obowiązujące stawki za 1 km przebiegu pojazdu wynoszą odpowiednio:
- dla samochodu o pojemności do 900 cm3 – 0,5214 zł,
- dla samochodu o pojemności od 900 cm3 – 0,8358 zł,
- dla motocyklu – 0,2302 zł,
- dla motoroweru – 0,1382 zł.
Jakie są konsekwencje braku posiadania ewidencji przebiegu pojazdu?
W sytuacji, gdy dany przedsiębiorca wykorzystuje w swojej działalności samochód (nie został on wprowadzony do ewidencji środków trwałych), ale nie prowadzi do niego kilometrówki to nie może zaliczyć wydatków związanych z jego użytkowaniem do kosztów podatkowych.
