Obecnie dla większości przedsiębiorców samochód jest niezbędnym środkiem transportu przy załatwianiu spraw służbowych. Przedsiębiorcy, którzy wykorzystują samochód prywatny w celach prowadzenia działalności gospodarczej są zobowiązani do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów – kilometrówki. Jednakże, jak od każdej reguły występują pewne wyjątki, które w tym wypadku mogą być korzystne dla niektórych przedsiębiorców.
Jeżeli dany podatnik wykorzystuje swój prywatny samochód w celach służbowych to niekoniecznie musi prowadzić do niego tzw. kilometrówkę. Przede wszystkim nie muszą tego robić przedsiębiorcy, którzy rozliczają się z fiskusem liniowo lub na zasadach ryczałtu. W ich przypadku podatek jest bowiem wyliczany od całego dochodu, niepomniejszonego o koszty. Kilometrówka nie jest wymagana także w przypadku wykorzystywania w prowadzonej działalności samochodu ciężarowego lub osobowego, ale na umowie leasingowej.
1. Gdy przedsiębiorca rozlicza się z fiskusem na zasadach ryczałtu albo w formie karty podatkowej…
Kilometrówki nie musi prowadzić ten, kto rozlicza się z fiskusem na zasadach ryczałtu albo w formie karty podatkowej. W takiej bowiem sytuacji podatek wyliczany jest od całego, niepomniejszonego o koszty dochodu. W związku z tym prowadzenie kilometrówki – czyli obliczeń, w jakiej wysokości wydatki można zaliczyć do kosztów – staje się bezzasadne i nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji.
Przepis ten dotyczy głównie wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności, dla których kosztem nie jest:
- wyjazd w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
- jazdy lokalne — w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
2. Gdy przedsiębiorca korzysta z samochodu osobowego na podstawie leasingu…
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie dotyczy także przedsiębiorców korzystających z samochodów osobowych na podstawie leasingu, gdy umowy leasingowe spełniają określone w ustawie warunki (leasing operacyjny art. 23b ust. 1 art. u.p.d.o.f. oraz leasing kapitałowy 23f ust. 1 u.p.d.o.f. i art. 17a pkt 1 ustawy o pdop (Dz. U. z 2000 r., nr 54, poz. 654 z późn. zm.) .).
W przypadku gdy umowa leasingu nie spełnienia wymogów ustawowych, przedsiębiorca tak naprawdę ma do czynienia z umową najmu i w takiej sytuacji jest zobowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
Podsumowując, jeżeli przedsiębiorca korzysta z samochodu osobowego na podstawie umowy leasingu operacyjnego, nie musi sporządzać „kilometrówki”, gdyż będzie miał zastosowanie art. 16 ust 3b ustawy o pdop., jednakże przy umowie najmu – musi prowadzić kilometrówkę.
3. Gdy przedsiębiorca korzysta z samochodu ciężarowego…
Ewidencji przebiegu pojazdów nie musi prowadzić również przedsiębiorca, który będzie wykorzystywał pojazd inny niż samochód osobowy, np. samochód ciężarowy. Nawet jeśli podatnik wykorzystuje w firmie samochód niebędący środkiem trwałym, nie musi stosować żadnego limitu wydatków. Skoro zatem nie ma limitu – nie jest konieczne prowadzenie kilometrówki.
Wydatki, które przedsiębiorca poniósł w związku z eksploatacją pojazdu innego niż samochód osobowy, może w całości zaliczać do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej – pod warunkiem, że spełnione są ogólne kryteria wymagane dla uznania wydatków za koszty podatkowe.
Podsumowując, ewidencji przebiegu pojazdu, dotyczącej pełnego odliczenia podatku VAT, nie trzeba prowadzić w przypadku, gdy:
- Pojazdy samochodowe są konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie,
- Konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne,
- Pojazdy przeznaczone są wyłącznie do:
a) odprzedaży,
b) sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
c) oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze
– jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika,
Polecamy - W odniesieniu do tych pojazdów:
a) kwot podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych podatnik oblicza w ograniczeniu do 50%,
b) podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.
