Jak i kiedy można odliczyć VAT z duplikatu faktury?

Pierwotna faktura równa się duplikatowi faktury, co oznacza, że duplikat ma tę samą moc prawną, co faktura. Duplikat dokumentuje dokładnie to samo zdarzenie gospodarcze, co pierwotna faktura i również stanowi podstawę do odliczenia podatku naliczonego.

Jednakże, należy pamiętać o podstawowych kwestiach dotyczących zasad odliczania VAT z duplikatu faktury. Zasady te znajdują się interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 20 kwietnia 2015 r., nr IBPP2/4512-35/15/ICz oraz podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2011 r., nr 177, poz. 1054, z późn. zm.).

Kiedy wystawia się duplikat faktury?
Duplikat faktury jest wystawiany w momencie, gdy pierwotna faktura zostanie zagubiona lub gdy ulegnie zniszczeniu – zgodnie z art. 106l ust. 1 ustawy o VAT. Podkreślić należy, że ponownie wystawiona faktura powinna zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia – zgodnie z art. 106l ust. 2 ustawy.

Duplikat faktury wystawia sprzedawca na wniosek nabywcy wyłącznie w przypadku, gdy faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu bądź zaginięciu. Duplikat faktury jest innymi słowy fakturą, która powtarza dane zawarte w fakturze pierwotnej – jest identyczna, tylko nosi miano duplikatu.

Kto ma prawo do odliczenia podatku z duplikatu faktury?
Prawo do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanego duplikatu faktury przysługuje podatnikowi wyłącznie wtedy, jeśli nie dokonał on tego odliczenia wcześniej, tj. z faktury pierwotnej.

Jakie istnieją podstawowe zasady odliczenia podatku?
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

• nabycia towarów i usług,
• dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje:

• gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Wyklucza się możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych z VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Jakie są terminy odliczenia podatku?
Od 1 stycznia 2014 r. prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego podatnik może zrealizować w terminach określonych w art. 86 ust. 10–13 ustawy. Organ podatkowy wyjaśnił, że prawo do odliczenia podatku naliczonego generalnie skorelowane jest z momentem, w którym VAT staje się wymagalny, czyli z momentem powstania obowiązku podatkowego. Jednakże aby podatnik nabył prawo do odliczenia, muszą zostać spełnione jeszcze dwie przesłanki, tj. transakcja faktycznie zaistniała i podatnik posiada fakturę dokumentującą tę transakcję.

Podkreślił również, że odliczenia podatku naliczonego w odniesieniu do nabytych towarów lub usług co do zasady można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

• powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabywanych towarów i usług,
• doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,
• podatnik jest w posiadaniu faktury dokumentującej tę transakcję.

Jeżeli natomiast podatnik nie dokonał odliczenia podatku naliczonego w oparciu o art. 86 ust. 10 ustawy, to na podstawie art. 86 ust. 11 ustawy może dokonać tego odliczenia w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych. Organ podatkowy podkreślił, że termin „dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych” do odliczenia podatku będzie liczony dopiero od okresu, w którym zostaną spełnione łącznie wskazane wyżej przesłanki do odliczenia.

W sytuacji natomiast, gdy podatnik nie odliczył podatku naliczonego również w terminie 2 miesięcy, może zrealizować to prawo poprzez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, tj. za pierwszy okres rozliczeniowy, w którym spełnił wszystkie warunki do dokonania odliczenia, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.