Przechowywanie dokumentów firmowych to jeden z głównych obowiązków przedsiębiorcy, nad którym musi mieć pieczę. Każde grupy dokumentów (dowodów) muszą być przechowywane w innym terminie. Dlatego tak ważne jest sortowanie dokumentów po konkretnych grupach i rozdzielanie tych, które nie są już do niczego potrzebne i są przy okazji przedawnione, bo mogą tylko pomieszać się z ważnymi i potrzebnymi dokumentami.
Dokumenty należy sortować według trzech grup dokumentów:
-
1. „Księgowość”
-
2. „ZUS”
-
3. „Kadry”
Poniżej zostaną przedstawione ww. trzy grupy dokumentów związanych z księgowością (dokumenty księgowe i księgi podatkowe) oraz dokumentami związanymi z ZUS i kadrami, z podziałem na okresy ich przechowywania.
1. Przez jaki czas należy przechowywać dokumenty księgowe?
Według art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej do ksiąg podatkowych można zaliczyć między innymi KPiR (księga przychodów i rozchodów) oraz ewidencję przychodów. Natomiast do dokumentów księgowych zalicza się: rejestry VAT, dowody księgowe takie jak np. faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe, ewidencje środków trwałych, ewidencje wyposażenia, ewidencje przebiegu pojazdu (kilometrówka), dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury) itd.
Jeżeli chodzi o okres przechowywania ww. dokumentów, to według art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
2. Przez jaki czas należy przechowywać dokumenty związane z ZUS?
Według art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych dokumenty firmowe związane z ZUS odnoszą się do dokumentów rozliczeniowych oraz zgłoszeniowych. Dokładniej chodzi o deklaracje rozliczeniowe, raporty miesięczne, dokumenty korygujące.
Jeżeli chodzi o okres ich przechowywania, to wszelkie kopie ww. dokumentów powinny być przechowywane przez okres 5 lat od dnia ich przekazania w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Jednakże termin 5 lat odnosi się do dokumentów, które zostały przekazane od 1 stycznia 2012 roku. Natomiast dla deklaracji ZUS, które przekazane były do 31 grudnia 2011 roku obowiązuje poprzedni termin przechowania dokumentów – 10 lat.
3. Przez jaki czas należy przechowywać dokumenty związane z kadrami?
Według art. 95 pkt 9b Kodeksu pracy dokumenty związane z kadrami to przede wszystkim dokumentacja związana ze stosunkiem pracy, a więc listy płac, karty ewidencji czasu pracy, czy karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz wszelkie akta osobowe poszczególnych pracowników, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty.
Jeżeli chodzi o okres przechowywania ww. dokumentów, to należy je przechowywać przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
