Ile czasu należy przechowywać ewidencję czasu pracy?

Większość przedsiębiorców zastanawia się czy ewidencję czasu pracy należy przechowywać minimum 3 lata czy aż 50 lat – jak akta osobowe.

Odpowiedź jest prosta. Ewidencję czasu pracy pracowników należy przechowywać przez 3 lata, licząc od dnia zakończenia okresu rozliczeniowego, którego ta ewidencja dotyczy. Przedsiębiorca nie jest zmuszony do prowadzenia ewidencji przez 50 lat od momentu jego zatrudnienia, ponieważ okres ten dotyczy wyłącznie przechowywania akt osobowych oraz dokumentacji płacowej, a ewidencja czasu pracy nie jest dokumentem zaliczanym do części akt osobowych i imiennej karty (listy) wynagrodzeń. Ewidencja czasu pracy nie stanowi więc dowodu niezbędnego do udokumentowania przebiegu zatrudnienia czy ustalenia prawa do emerytury lub renty.

Niezależnie od tego ilu pracowników zatrudnia dany przedsiębiorca, jest zmuszony do prowadzenia ewidencji czasu pracy. W tym aspekcie nie ma żadnych wyjątków. Tak więc, każdy pracodawca jest zobowiązany do założenia i prowadzenia odrębnej ewidencji czasu pracy dla każdego swojego pracownika – mówią o tym przepisy z art. 149 Kodeksu pracy.

Należy tutaj podkreślić, że przepisy prawa nie nakładają obowiązku czasowego odnośnie tego ile maksymalnie należy przechowywać ewidencję czasu pracy pracowników. Tak więc, może być ona przechowywana do nieskończoności. Jednakże istnieje jeden wyjątek – ewidencja czasu pracy kierowcy. W tej grupie pracowników ewidencja czasu pracy musi być przechowywana przez 3 lata po zakończeniu okresu nią objętego (art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców).

Wyżej wymieniony obowiązek, należy także stosować do pozostałych pracowników, biorąc pod uwagę celowość przechowywania ewidencji oraz możliwość ewentualnych sporów sądowych. Ewidencja czasu pracy służy głównie zrekompensowaniu wszystkich przypadków pracy w godzinach nadliczbowych oraz sporządzeniu imiennej listy wypłacanego wynagrodzenia za pracę. Tak więc, ewidencja jest bardzo ważnym dokumentem, szczególnie w sprawach o roszczenia pracowników o wypłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, którego pracownik może żądać w okresie 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). Okres przechowywania ewidencji czasu pracy pozostaje zatem w ścisłym związku z 3-letnim okresem przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunku pracy.