Dużo przedsiębiorców wystawia dwie faktury dla klienta – najpierw fakturę Pro Forma w celu przedstawienia i podsumowania zamówienia, następnie fakturę ostateczną, a więc fakturę VAT.
Ten drugi rodzaj faktury (Faktura Vat) jest ostateczną i wiążącą fakturą dla klienta, ale również dla podatnika, ponieważ przy danym rodzaju dokumentu powstaje obowiązek podatkowy.
Jednak w przeciwieństwie do zwykłej faktury, fakturę pro forma nie regulują przepisy podatkowe. Wystawienie takiej faktury nie powoduje powstania obowiązku podatkowego.
Mimo wyżej wspomnianego obowiązku podatkowego dany rodzaj faktur jest często stosowany wśród polskich przedsiębiorców. Faktura Pro Forma jest głównie wystawiana w celach informacyjnych. Następuje to w sytuacji, gdy usługodawca jeszcze nie otrzymał zapłaty za towar nie dostarczony lub usługę nie wykonaną, ale pragnie ją otrzymać, aby mieć pewność, iż klient na pewno ją opłaci. Dzięki temu usługodawca może swobodnie wykonać dla niego usługę nie obawiając się, że klient może po jej wykonaniu nie zapłacić. Następnie kontrahent na jej podstawie może uregulować zobowiązanie za towar lub usługę.