Faktury to dokumenty, które potwierdzają prawo danego podmiotu gospodarczego do uzyskania zapłaty za przekazany towar lub zrealizowaną usługę. Na podstawie faktur urząd skarbowy pobiera również należny podatek. A zatem faktury można uznać za jedne z najważniejszych dokumentów w praktyce prowadzenia firmy. Niekiedy jednak w określonych okolicznościach wystawienia faktur domagają się także osoby prywatne, które nie prowadzą własnej działalności gospodarczej. W takim wypadku przedsiębiorcy często nie wiedzą, co mogą zrobić. Czy można bowiem wystawić fakturę do paragonu fiskalnego? Jakie zasady obowiązują w tej kwestii?
Faktura dla osoby prywatnej
Osoba, która nie posiada własnej firmy w określonych sytuacjach, może zażądać od sprzedawcy czy też świadczeniodawcy wystawienia faktury na swoje nazwisko. Dotyczy to również sytuacji, gdy osoba ta otrzymała wcześniej paragon fiskalny. W takim wypadku należy jednak poprosić klienta o zwrot paragonu. Przychody księguje się w oparciu o raport z kasy. Trzeba jednak przy tym pamiętać również o pewnych zobowiązaniach dotyczących JPK_VAT. Zgodnie z tymi wytycznymi, fakturę do paragonu trzeba zaksięgować do ewidencji podatkowych. Stąd też bardzo ważne jest pomniejszenie kwoty zawartej w raporcie kasowym o przychód zawarty na fakturach do paragonu. W ten sposób można uniknąć zdublowania dochodów. Z reguły dokonuje się tego przy wykorzystaniu dwóch sposobów. Można zatem natychmiastowo pomniejszyć zaksięgowany w raporcie z kasy fiskalnej przychód, księgując tylko te paragony, do których nie dołączono faktur. Możliwe jest również zaksięgowanie pełnego raportu z kasy fiskalnej przy późniejszym wprowadzeniu dodatkowych wpisów oznaczonych znakiem minus. Wykorzystuje się do tego rejestry VAT faktur do paragonu. Trzeba jednak pamiętać o tym, aby koniecznie odebrać od klienta paragon fiskalny, zanim jeszcze przekaże się mu fakturę.
Obowiązek wystawienia faktury na rzecz klienta prywatnego
Ustawa o VAT nakłada na przedsiębiorców obowiązek wystawienia klientom prywatnym faktury na ich wyraźne żądanie. Takie zobligowanie dotyczy jednak ściśle określonych sytuacji. A zatem żądanie to należy spełnić, jeśli prośba o wystawienie faktury została złożona do końca miesiąca, w którym nastąpiło przekazanie danego towaru lub realizacja konkretnej usługi, jak również na konto firmy wpłynęła całość lub część zapłaty. Taką fakturę trzeba wystawić nie później niż 15 dnia kolejnego miesiąca. Druga sytuacja dotyczy terminu 15 dni od zgłoszenia wspomnianego żądania w sytuacji, gdy wpłynęło ono już po upływie miesiąca, w którym klient otrzymał swój towar lub wyświadczono na jego rzecz jakąś usługę, albo też przedsiębiorca otrzymał zapłatę czy to w całości, czy choćby w części.
Oprócz tego wspomniane żądanie może odnosić się także do sprzedaży zwolnionej z podatku VAT. Z uwagi jednak na fakt, że w przypadku takiej sprzedaży nie stosuje się Jednolitych Plików Kontrolnych, sprzedaży z faktur do paragonu nie trzeba rejestrować ani w rejestrach VAT, ani w księdze przychodów i rozchodów. Jeśli od przekazania towaru lub wykonania usługi na rzecz klienta upłynęło już 3 miesiące, podatnik nie musi przychylić się do prośby klienta o wystawienie faktury, może to jednak uczynić zgodnie z własną dobrą wolą.
Zmiany od 2019 roku
W ostatnim czasie przedstawiono projekt ustawy nowelizacyjnej, zgodnie z którą fakturę będzie można wystawić jedynie do takiego paragonu, na którym będzie widniał numer NIP nabywców danego towaru lub świadczeniobiorcy usługi. Odnosi się to jedynie do właścicieli takich kas fiskalnych, które mają możliwość dokonania wydruku paragonu z numerem NIP nabywcy. Użytkownicy starszych modeli kas niedysponujących taką opcją mogą natomiast od razu wystawić fakturę nabywcy, pod warunkiem, że zadeklaruje on kupowanie danego towaru w charakterze podatnika. Sprzedawca nie będzie już musiał rejestrować takiej sprzedaży na kasie. Jeśli dany podmiot gospodarczy nie dostosuje się do nowych wytycznych, zostanie on obciążony sankcją karną w wysokości 100% podatku wyszczególnionego na danej fakturze. To dodatkowe zobowiązanie nie odnosi się jednak do osób fizycznych, na których w razie niedopełnienia wspomnianego obowiązku ciąży jednak pewna odpowiedzialność za przestępstwo lub wykroczenie o charakterze skarbowym.
Jeśli w ewidencji VAT zostanie uwzględniona faktura wystawiona niezgodnie z nowymi przepisami, w takim wypadku podmiot zostanie obciążony dodatkowymi sankcjami karnymi w wysokości 100% należności podatkowej wskazanej na danej fakturze. Wspomniana ustawa nowelizacyjna odnosi się do wszystkich podatników, niezależnie od branży, w której oni działają. Natomiast przepisy przejściowe wskazują na brak zastosowania nowych regulacji prawnych w odniesieniu do sprzedaży, która została zarejestrowana jeszcze przed wejściem w życie wspomnianych nowelizacji. W pozostałych kwestiach obowiązują natomiast niezmienione przepisy prawne.