Do kiedy należy zatwierdzić sprawozdanie finansowe?

Kierownik danej jednostki jest zobowiązany do sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego i przedstawienia go właściwym organom, do tego powołanym – zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Sprawozdanie finansowe musi być przez nich zatwierdzone i opatrzone odpowiednimi podpisami. Tak więc, na sprawozdaniu musi znaleźć się data podpisu, osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.

Należy tutaj podkreślić, iż osoby, które mają jakiekolwiek podejrzenia lub niepewność, co do informacji znajdujących się w sprawozdaniu finansowym – mogą odmówić podpisania sprawozdania, ale muszą załączyć pisemne uzasadnienie.

Kim jest kierownik jednostki?
Według obowiązującej ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe sporządza kierownik jednostki. Kierownikiem jednostki jest więc członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.

Dla poszczególnych jednostek kierownikami są różne osoby. W przypadku:
spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki
spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do
spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki.
osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; do osób wykonujących wolne zawody przepis ten stosuje się odpowiednio.

* Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym.

Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe?
Natomiast organem zatwierdzającym sprawozdanie jest organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki. W przypadku spółki osobowej, z wyjątkiem spółki komandytowo-akcyjnej, oraz spółki cywilnej przez organ zatwierdzający rozumie się jej wspólników.

Ile czasu na zatwierdzenie sprawozdania?
Według ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Zasada ta nie dotyczy jednak jednostek, w stosunku do których ogłoszona została upadłość. W odniesieniu do jednostek, których rok bilansowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin na zatwierdzenie sprawozdania przypada na koniec czerwca.

Co jeśli nastąpią zmiany w sprawozdaniu przed jego zatwierdzeniem?
Jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał.

Jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej. Jeżeli natomiast jednostka otrzymała informacje o tych zdarzeniach już po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, to ich skutki ujmuje w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała.

Warto jeszcze dodać, że jeżeli w danym roku obrotowym lub przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy jednostka stwierdziła popełnienie w poprzednich latach obrotowych błędu, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za rzetelne, to kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako zysk (stratę) z lat ubiegłych. Zasadę tę wprowadza art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

Ile czasu należy przechowywać sprawozdania finansowe?
Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje się w jednostce w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Zaznaczmy jednak, że zbiory dokumentów mogą być również przechowywane poza jednostką, w przypadku gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów.

Zatwierdzone sprawozdanie finansowe jest najważniejszym dokumentem w rachunkowości. Podlega ono trwałemu przechowywaniu.