Czy pracownikowi pracującemu przed monitorem komputera przysługują okulary korygujące wzrok?

Zacznijmy od samego pojęcia monitora ekranowego, jak wynika z zapisu prawa – § 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 1998 r. nr 148 poz. 973), „monitor jest to urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu”.

Oczywiście to na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia swojemu pracownikowi okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze. Obowiązek ten powstaje w momencie, gdy badania okulistyczne potwierdzą konieczność ich stosowania podczas pracy przy komputerze. Tak więc samo zgłoszenie się pracownika do pracodawcy z informacją, iż zaczyna on słabo widzieć, nie jest podstawą ani powodem do refundowania mu zakupu okularów. Pracownik wpierw musi więc wykonać czynność potwierdzającą dane zdarzenie, a więc musi przeprowadzić badanie profilaktyczne w opiece zdrowotnej i wykazać swoją wadę wzroku.

Jednakże, aby cokolwiek uzyskać trzeba wpasować się w wymagane kryteria i warunki. W tym wypadku stawianym warunkiem jest wymiar pracy danego pracownika. Aby przepisy miały moc prawną, muszą być zastosowane do pracownika, który użytkuje monitor ekranowy przez połowę dobowego wymiaru pracy. Oznacza to, że okulary korygujące wzrok przysługuje pracownikowi, który zatrudniony jest w wymiarze przekraczającym połowę całego etatu (zazwyczaj cały etat to 8 godzin dziennie). Po drugie pracownik powinien przynajmniej w takim rozmiarze (przez więcej niż 4 godziny dziennie) użytkować komputer.

Jakie są wyłączenia dotyczące niektórych urządzeń?

Oczywiście istnieją też wyjątki od powyższej reguły, a więc przypadki w których to pracodawca nie ma obowiązku finansowania kosztów zakupu okularów korekcyjnych, ze względu na rodzaj urządzeń, które posiadają monitor ekranowy ale nie jest on dla nich szkodliwy i nie obciąża ich wzroku oraz w związku z tym również ze względu na wykonywane przez nich zadania, m.in.:

• w kabinach kierowców oraz w kabinach sterowniczych maszyn i pojazdów,
• z użyciem systemów komputerowych na pokładach środków transportu,
• z użyciem systemów komputerowych przeznaczonych głównie do użytku publicznego,
• z użyciem systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy,
• z użyciem kalkulatorów, kas rejestrujących i innych urządzeń z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów,
• z użyciem maszyn do pisania z wyświetlaczem ekranowym.

Jaki rodzaj okularów jest refundowany?

Zwykle pracownik używa tych samych okularów na co dzień i do pracy przy komputerze. Zdarza się jednak, że pracownikowi potrzebne są inne okulary do czytania czy poruszania się, a inne do pracy przy komputerze. W takich sytuacjach refundacja obejmuje wyłącznie okulary do pracy przy komputerze.

Dokonanie refundacji jest obowiązkiem pracodawcy również wtedy, gdy pracownik w codziennych sytuacjach nie korzysta z okularów.

Jaki jest standard szkieł i opraw?

Nie ma z góry określonych typów i rodzajów szkieł lub okularów. Najważniejsze jest zapewnienie pracownikowi okularów, ale nie ważne są detale, tutaj decyzja należy do pracodawcy i pracownika. Jednakże występują duże różnice cenowe między różnymi modelami opraw, szkieł itd. Dlatego należy tu podkreślić, że pracodawca ma obowiązek do zapewnienia szkieł i opraw w standardzie podstawowym (minimalne kryterium).

Jaka jest częstotliwość zakupu szkieł?

Przepisy również nie regulują częstotliwości zakupu kolejnych szkieł i opraw. Tak więc, najlepiej, gdy ta kwestia zostaje wpisana w regulamin pracy i tam będą określone warunki, tak aby oby dwie strony wiedziały co mogą, co muszą, a czego nie mogą. Jeżeli pracodawca wpisze w regulaminie pracy, iż częstotliwość określona jest na 2-3 lata to pracownik musi dostosować się do tej zasady i może żądać od pracodawcy co chwilę zmiany okularów (bo np. ma taki kaprys, albo chce co chwile zmieniać sobie oprawki na nowe). Jednakże z tym zastrzeżeniem, że  jeżeli jednak wystąpi konieczność wymiany okularów i jest ona spowodowana pogorszeniem lub poprawą stanu wzroku pracownika, pracodawca nie może odmówić refundacji powołując się na fakt, że wskazany w regulaminie okres jeszcze nie upłynął. Tutaj pracownik ma prawo do własnych praw, które wiążą się z ochroną jego zdrowia – wzroku, który może się pogorszyć poprzez noszenie niewłaściwych okularów oraz może tym samym pogorszyć efekty jego pracy, jeżeli nie będzie dobrze i wyraźnie widział.

Zaświadczenie lekarskie o konieczności używania okularów jest wystawiane w ramach opieki profilaktycznej, będzie ono związane z badaniami wstępnymi, okresowymi lub kontrolnymi przeprowadzanymi w terminach zgodnych z przepisami w tym zakresie. Jednak w sytuacji, gdy pracownik jeszcze przed upływem terminu ważności badania zgłosi pracodawcy pogorszenie stanu wzroku, należy pracownika skierować na badania mimo aktualności posiadanego przez pracownika orzeczenia.

Jak wygląda opodatkowanie i oskładkowanie kosztów zakupu okularów?

Wartość zakupionych dla pracownika okularów jest wyłączona z oskładkowania i opodatkowania. Należy jednak pamiętać, że zwolnienie dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy zakup okularów odbywa się zgodnie z przepisami bhp wymaganymi na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Dotyczy to zatem sytuacji, gdy:

• okulary są zakupione na podstawie orzeczenia lekarskiego stwierdzającego konieczność stosowania okularów o określonych parametrach w trakcie pracy przy monitorze ekranowym,
• badanie lekarskie zostało wykonane w ramach opieki profilaktycznej nad pracownikami,
• praca przy monitorze obejmuje co najmniej połowę dziennego wymiaru czasu pracy,
• zakup okularów jest odpowiednio udokumentowany (faktura VAT lub rachunek).

Czy pracodawca jest zobowiązany do refundacji zakupu, jeżeli pracownik zgubił okulary?

Nie. Jeżeli konieczność zakupu nowych szkieł i opraw jest wyłącznie skutkiem zgubienia lub zniszczenia przez pracownika posiadanych okularów, pracodawca nie ma obowiązku refundowania poniesionych kosztów zakupu.

Podstawa prawna: 2 pkt 4, § 3, § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe – Dz.U. Nr 148, poz. 973; art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 312; 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 127, poz. 860.