Czy należy zwrócić sprzedawcy paragon, aby otrzymać fakturę?

Często zdarza się, że klient otrzymawszy paragon potwierdzający jego zakup, chciałby otrzymać jednak fakturę. W takim wypadku obowiązki dwóch stron reguluje prawo.

Jaki obowiązek wystawienia faktury względem nabywcy ma sprzedawca?
Gdy klient indywidualny na dowód swojego zakupu otrzymał paragon, a chciałby otrzymać fakturę, może w ciągu 3 miesięcy (licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty) poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury do paragonu.

Oczywiście sprzedawca ma obowiązek wystawić daną fakturę, jeżeli prośba została złożona w ciągu wspomnianych wyżej 3 miesięcy. Jeżeli jednak dany termin już minął, to wystawienie faktury będzie zależało już tylko od dobrej woli sprzedającego. Jeżeli sprzedawca będzie chciał wystawić fakturę nabywcy, to dokona tego, jeżeli nie – kupujący nie ma prawa wymuszać tego na sprzedawcy.

Jeżeli jednak kupującym jest klient biznesowy, który otrzymał paragon fiskalny zamiast faktury to sprzedawca ma bezwzględny obowiązek wystawienia faktury w ustawowych terminach.

Czy nabywca jest zmuszony do zwrotu paragonu sprzedawcy?
Oczywiście nabywca jest zmuszony do odesłania paragonu sprzedawcy. Obowiązek ten regulują dwa artykuły ustawy o VAT:

• Art. 106h. 1. W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.(…)
  4. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.
• Art 106e ust. 5 pkt 3) w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11–14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku. – mowa tu o tzw. fakturze uproszczonej.

Podsumowując, w przypadku gdy do sprzedaży zarejestrowanej za pomocą kasy fiskalnej zostanie wystawiona faktura, to jeden egzemplarz faktury musi być przekazany nabywcy, natomiast drugi, razem z podpiętym paragonem, pozostaje u sprzedawcy.

W związku z powyższym, aby sprzedawca mógł wystawić fakturę do paragonu, nabywca musi zwrócić mu otrzymany wcześniej paragon. Jeśli sprzedawca w swojej dokumentacji będzie posiadał taką fakturę bez podpiętego paragonu, to bardzo ciężko będzie mu udowodnić przed Urzędem Skarbowym, że dana transakcja została już wcześniej zarejestrowana na kasie fiskalnej. Skutkiem tego będzie musiał wykazać „podwójną sprzedaż” (raz nabitą na paragon, który posiada klient, drugi raz udokumentowaną fakturą). To z kolei spowoduje konieczność zapłacenia przez niego podwójnych podatków.

Sprzedawca, aby uniknąć powyższych konsekwencji, musi postępować zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Oznacza to, że paragon do wystawionej faktury musi przechowywać u siebie.

Czy istnieją jakieś odstępstwa od obowiązku odesłania paragonu sprzedawcy?
W sytuacji, gdy sprzedawca ma możliwość wydrukowania z kasy kopii paragonu, to nabywca może bez przeszkód zachować paragon razem z otrzymaną fakturą u siebie. W takim wypadku, pełen komplet dokumentów będzie znajdował się u klienta, jak i sprzedawcy.

Jeżeli jednak sprzedawca nie ma możliwości wydruku kopii, to w ramach alternatywnego wyjścia może poinformować klienta o skserowaniu swojego paragonu przed wysłaniem zwrotu. W tym wypadku klient może wpierw skserować swój paragon, a następnie odesłać oryginalny paragon do sprzedawcy, z zachowaniem kopii u siebie. Może tego dokonać również sam sprzedawca – decyzja należy do obydwóch stron. Należy tu podkreślić, że kopia takiego paragonu może okazać się bardzo przydatna dla klienta, w razie reklamacji.