Faktury elektroniczne są dobrą alternatywą dla faktur papierowych, wystawianie dokumentów w tej formie jest bardziej ekologiczne i przede wszystkim tańsze. Jednak nie wszystkich klientów da się do tego przekonać.
Jeszcze kilka lat temu e-faktury nie były tak popularne, jak dzisiaj. Klientów przede wszystkim skusiła wygoda, ale także tańsza propozycja ze strony firm, ponieważ niektóre z nich zaczęły doliczać dodatkowe opłaty za wystawianie faktur papierowych, przy czym dla porównania – e-faktury dostarczane były za darmo. Tak więc niektórzy klienci zaczęli z lekkiego przymusu wybierać dla siebie wersję „darmową”.
W ten sposób część klientów powoli zaczęła wkraczać w świat „e”, czyli elektroniczny — ich faktury zaczęły trafiać do skrzynek pocztowych, ale „elektronicznych”. Jednakże nasuwa się pytanie, czy ten zabieg stosowany przez firmy jest prawidłowy?
Jak wspomniano powyżej, klientów przekonywało i być może jeszcze do dzisiaj przekonuje tańsze rozwiązanie bez dodatkowych opłat – w tym wypadku za faktury papierowe. Opisany zabieg wymuszania dodatkowych opłat przez firmy nie jest zabroniony przez żadne przepisy prawa, ale na pewno nie jest etyczny. Metoda przekonywania swoich klientów, poprzez obciążanie ich dodatkowym kosztem jest po prostu naruszeniem zasad etyki biznesowej. Klienci są zmuszani do płacenia takich opłat jak np. opłata ekologiczna, czy opłata za dostarczenie faktury kurierem. Tylko dlaczego?
W przepisach prawa nie ma żadnej wzmianki o tym, że należy obciążyć klienta dodatkową opłatą związaną z wysyłką faktury papierowej, nawet w sytuacji, gdy klient nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną.
Według dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania wskazuje wprost, że pomimo stosowania e-faktur obciążanie administracyjne związane z fakturowaniem papierowym nie powinno się zwiększyć.
Jednakże firmy i tak przejęły trend zachęcania klientów do swoich racji poprzez metodę wprowadzania dodatkowych opłat, co kojarzy się bardziej z przymusem niżeli wyborem. Dlatego przedsiębiorcy powinni skupić się na wymyśleniu nieco innych metod przekonywania swoich klientów do odejścia od tradycji. Istnieje wiele alternatywnych form zachęcania klientów, np. promocje dla klientów lub bonusy za przejście na e-faktury oraz zachęcanie poprzez informowanie ich o korzyściach, jakie płyną z przejścia na formę elektroniczną, np. łatwiejszy i szybszy odbiór e-faktur, możliwość wczytywania ich do programów księgowych, wystawiania z wszelkich programów, dowolne przesyłanie i samodzielne drukowanie itp.
„Faktury papierowe i elektroniczne powinny być traktowane równo, a obciążenie administracyjne związane z fakturowaniem papierowym nie powinno się zwiększyć”.
Z powyższego stwierdzenia (z Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania), jasno wynika, że przesyłanie faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy, ale nie wymusza na klientach dodatkowych opłat za wybranie formy tradycyjnej. Decyzja wyboru należy do klienta i jest traktowana na równi.
Podsumowując, pobieranie opłat za wystawianie faktur w formie papierowej jest nieetyczne i niesprawiedliwe, w szczególności dla osób starszych, które nie mają dostępu do Internetu. Mimo iż nie ma zapisu w prawie na ten temat to i tak jest to bezprawne według klientów, ponieważ obowiązkiem przedsiębiorcy jest wręczenie faktury do klienta bez jakichkolwiek opłat, bez jaką względu formą zostanie to dostarczone.
