Co zrobić, gdy klient żąda faktury zbiorczej do kilku paragonów?

Każdy podatnik, który rejestruje swoją sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej ma obowiązek wystawienia paragonu fiskalnego do danej transakcji. Jedynie przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnień z kas, nie mają obowiązku wystawiania w/w paragonów – zapis ten znajduje się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku używania wyżej wymienionych urządzeń.

W momencie, gdy nabywca zażąda od sprzedawcy wystawienia faktury na podstawie paragonu, sprzedawca ma obowiązek tego dokonać. Oczywiście nabywca ma na to wyznaczony termin – 3 miesiące. Należy podkreślić, że w takim wypadku, oryginalny paragon fiskalny pozostaje u sprzedawcy i zostaje podpięty do egzemplarza faktury. Nabywca może ewentualnie zatrzymać u siebie kopię lub skan oryginalnego paragonu fiskalnego. Jeżeli jednak żądanie nabywcy odnośnie wystawienia faktury nastąpi później niżeli przewidziane 3 miesiące, musi zwrócić sprzedawcy swój paragon fiskalny.

Oczywiście wszelkie informacje na temat wystawiania faktur do transakcji, które wcześniej były udokumentowane paragonami fiskalnymi znajdują się w art. 106h ustawy o VAT:
„Art. 106h. 1. W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.
2. Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
3. W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.
4. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.”

Co zrobić, gdy klient chce mieć fakturę zbiorczą do kilku paragonów?
W sytuacjach, gdy jeden klient w ciągu miesiąca robi po kilka zakupów u danego podatnika lub korzysta z jego usług kilka razy, istnieje możliwość wystawienia faktury zbiorczej, dla ułatwienia i czytelności odczytu. Tak więc, dane transakcje są udokumentowane paragonem fiskalnym i na jego podstawie można wystawić kilka oddzielnych faktur, jak również jedną fakturę zbiorczą.

Oczywiście żadne przepisy nie zabraniają wystawiania faktur zbiorczych. Jeżeli na danej fakturze znajdują się dane z kilku lub kilkunastu paragonów, nadal jest to poprawny zapis. Takie rozwiązanie jest zdecydowanie prostsze i czytelniejsze dla sprzedawcy i nabywcy oraz łatwiejsze staje się odszukanie jednej faktury w stosie dokumentów niż większej ilości. Sprzedawca, jak i nabywca nie muszą mnożyć sterty dokumentów, tylko mogą zmniejszyć ich ilość poprzez stworzenie jednego, pełnego podsumowania z danego okresu miesięcznego, właśnie na fakturze zbiorczej.

Dla potwierdzenia wyżej wymienionych informacji, przytoczony zostanie fragment Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 4 grudnia 2013 r. (IPPP2/443-1100/13-2/DG):
„(…) po wejściu w życie z dniem 1 stycznia 2014 r. zmian do ustawy o VAT, Wnioskodawca będzie miał prawo do dokumentowania wszystkich (lub kilku odrębnych) dostaw towarów, zrealizowanych w trakcie danego miesiąca na rzecz jednego nabywcy, poprzez wystawienie jednej faktury VAT w ostatnim dniu tego miesiąca (dokumentującej sprzedaż z całego miesiąca) najpóźniej do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów, jeśli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone Stronie do końca miesiąca, w którym dokonano dostaw towarów. Podobnie będzie przedstawiała się możliwość dokumentowania dokonanej sprzedaży towarów zaewidencjonowanej uprzednio na kasie rejestrującej, gdy klient zgłosi żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczano towar. Wnioskodawca będzie zobowiązany do wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż towarów dokonaną w danym miesiącu, przy czym fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania.”

Warto dodać, iż wyżej wymieniony cytat z fragmentu interpretacji, wskazuje dodatkowo, w jakich terminach należy wystawiać takie faktury. Mianowicie jeśli żądanie wystawienia faktury zostanie zgłoszone w terminie późniejszym (po zakończeniu miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru lub świadczenie usługi), należy wystawić fakturę nie później niż 15. dnia od momentu zgłoszenia żądania.

Należy przy tym podkreślić, iż zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy, faktura powinna zawierać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty. Obecnie organy podatkowe stają na stanowisku, iż faktury zbiorcze powinny zawierać daty wszystkich dostaw, nie tylko dostawy dokonanej w danym miesiącu jako ostatnia.

Co jednak zrobić, gdy klient chce mieć kilka faktur do jednego paragonu?
W sytuacji, gdy nabywca w ramach jednego dokonanego zakupu towarów przeznacza je na cele prywatne oraz służbowe, może żądać od sprzedawcy chęci otrzymania dwóch faktur. Oczywiście żądanie nabywcy jest w tym wypadku zasadne i nic nie stoi na przeszkodzie wystawienia dwóch lub więcej faktur do transakcji udokumentowanych jednym paragonem fiskalnym.

Wyżej opisane rozwiązanie jest bardzo korzystne dla przedsiębiorców, jak i ich klientów. Dlatego też nie ma żadnych przeciwwskazań w przepisach prawa, aby takie działania były zabronione.

Za przykład potwierdzający możliwość wystawiania większej ilości faktur do jednego paragonu, podany zostanie fragment interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 4 marca 2014 r. (IPPP2/443-1355/13-2/RR):
„(…) nie ma przeszkód prawnych do wystawienia dwóch lub więcej faktur potwierdzających sprzedaż różnych towarów udokumentowanych jednym paragonem fiskalnym. Jak wynika z wniosku obrót wynikający z danej sprzedaży oraz podatek należny z niej wynikający został przez Wnioskodawcę zaewidencjonowany na kasie fiskalnej w odpowiednim terminie i w prawidłowej wysokości.”

Należy tutaj wspomnieć, iż sprzedaż danego towaru (lub świadczenie usługi) ujętego na paragonie może być wykazana tylko na jednej z faktur. W cytowanej interpretacji wskazano również, iż dla celów dowodowych podatnik powinien umieścić na fakturze adnotację zawierającą numer paragonu, do którego została wystawiona.

Co zrobić, gdy klient chce fakturę dokumentującą tylko jedną pozycję z paragonu?
Przytoczone wyżej zasady odnoszą się również do sytuacji, w której to nabywca żąda wystawienia faktury dokumentującej np. część towaru, którego sprzedaż została ujęta na paragonie fiskalnym.

W żadnych przepisach nie istnieją ograniczenia, ani zakazy, aby udokumentowanie fakturą tylko jednej lub kilku pozycji z paragonu było nieprawidłowe.

Należy jednak pamiętać, iż również w takim przypadku konieczne jest dołączenie oryginału paragonu fiskalnego do egzemplarza faktury, który pozostaje u sprzedawcy. Aby nabywca posiadał dowód zakupu pozostałych towarów lub usług (nieujętych na fakturze) podatnik może np. sporządzić kserokopię paragonu i wręczyć ją klientowi.