O czym musi pamiętać organizacja, która dostała dotację?

Dotacje mogą pochodzić ze środków publicznych (np. od administracji rządowej i samorządowej – urzędów miast, urzędów marszałkowskich, różnych instytucji), z funduszy europejskich lub od fundacji krajowej / zagranicznej.

Na co zwrócić uwagę, aby nie mieć kłopotów przy rozliczaniu otrzymanych pieniędzy?

1. Umowa

W tym punkcie należy skupić się głównie na dokładnym przeczytaniu umowy o dotację i spojrzeć także na dodatkową dokumentacje i wytyczne, jeżeli takowe istnieją. Osoby, które realizują dany projekt muszą przestrzegać zapisów, które ujęte są w danych dokumentach, takie jak np: kosztorys, harmonogram itd.

Oczywiście kopia umowy musi zostać przekazana do księgowości.

Na koniec trzeba upewnić się czy umowa nie wymaga założenia oddzielnego konta bakowego na dotację, jeżeli tak to należy tak oczywiście zrobić.

2. Księgowość

W tym punkcie należy przygotować plan kont, który ma być adekwatny do kosztorysu umowy. Wykonuje ją księgowość, która oddziela koszty i przychody z dotacji wpisując je odpowiednio do dokumentacji księgowej.

Warto podkreślić, że wszelkie wydatki muszą być udokumentowane, tak aby istniał na nie jakikolwiek dowód w postaci dokumentu księgowego. Mowa tu oczywiście o wszelkich dokumentach takich jak faktury czy umowy z rachunkami. Dokumenty mszą być archiwizowane przez 5 lat, co najmniej.

3. Realizacja, kontrola

W tym punkcie chodzi głównie o kontrole, a więc monitoring finansowych z realizacji umowy. Na przykład księgowość wykonuje co miesiąc raport o wydatkach z dotacji.

Ważne jest również dokumentowanie wszelkich wykonywanych czynności i pilnowanie rezultatów. Warto także dodawać loga sponsorów.

4. Sprawozdania

Ważne jest także wykonywanie wszelkich sprawozdań, które są obarczone konkretnym terminem, zapisanym zgodnie z umowa.

5. Informowanie o zmianach

Wszelkie zmiany musza być na bieżąco przekazywane do osoby, która udzieliła nam dotacji. Mowa tu o wszelkich zmianach adresu, składu zarządu czy innych ważnych danych. Wszelkie zmiany w umowie musza być naniesione poprzez aneks i musza być one zrobione przez a nie po fakcie.