Zamknięcie roku wiąże się ze sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego
i zamknięciem ksiąg rachunkowych.

Gdy firma za rok obrotowy przyjęła rok kalendarzowy, to za jego koniec przyjmuje się 31 grudnia danego roku. Zamknięcie ksiąg rachunkowych wiąże się z brakiem możliwości wprowadzania jakichkolwiek zmian.

Obowiązki dotyczące zamknięcia roku obrotowego

Przed zamknięciem ksiąg rachunkowych, przedsiębiorstwo powinno przeprowadzić inwentaryzację składników aktywów. W razie stwierdzenia różnic pomiędzy faktycznym stanem składników a figurującym w księgach rachunkowych, jednostka powinna rozliczyć różnice w księgach, koniecznie tego roku obrotowego.

Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy inwentaryzację rozpoczęto w okresie do trzech miesięcy przed końcem roku obrotowego firmy, a zakończono 15 dnia kolejnego roku obrotowego.

Dodatkowo do wyjątków zalicza się również sprawdzenie kompletności kosztów i przychodów oraz operacji gospodarczych (w nawiązaniu do zamykanego roku) na przełomie roku. Wyjątki te ustawodawca określił w Ustawie o Rachunkowości (art.26). Ustawa ta również daje możliwość sporządzenia zestawień obrotów i sald kont w terminie do 85 dni po zakończeniu roku obrotowego.

Sprawozdanie finansowe

Roczne sprawozdanie finansowe należy sporządzić na dzień bilansowy, który przypada na dzień kończący rok obrotowy. Ustawa o rachunkowości mówi o tym, że obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego należy do kierownika jednostki.

Zgodnie z UoR kierownikiem jednostki, jest osoba zasiadająca w zarządzie, lub będąca członkiem organu zarządzającego jednostką. 

Każda jednostka jest zobowiązana do sporządzenia sprawozdania finansowego oraz zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego.

Sprawozdanie finansowe firmy, powinno zawierać podpis kierownika jednostki, oraz osoby, która prowadziła księgi rachunkowe przedsiębiorstwa, chyba że obie funkcje pełniła jedna osoba. Warto wspomnieć, że podpisy powinny znajdować się pod każdym elementem sprawozdania np. pod bilansem, rachunkiem zysków i strat, wprowadzeniem.

Takie sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone przez organ zatwierdzający w okresie do 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
Art. 64. o rachunkowości: Podlegające badaniu roczne sprawozdania finansowe

1. Badaniu podlegają roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych[...]

2. W jednostkach sporządzających łączne sprawozdania finansowe, o których mowa w art. 51 łączne sprawozdanie finansowe ust. 1, warunki określone w ust. 1 stosuje się do łącznego rocznego sprawozdania finansowego.

3. Badaniu podlegają sprawozdania finansowe spółek przejmujących i spółek nowo zawiązanych, sporządzone za rok obrotowy, w którym nastąpiło połączenie, a także roczne sprawozdania finansowe jednostek sporządzone zgodnie z MSR.

4. Badaniu podlegają również roczne połączone sprawozdania finansowe funduszy inwestycyjnych z wydzielonymi subfunduszami oraz roczne sprawozdania jednostkowe subfunduszy.

Jednostki wymienione w Ustawie o rachunkowości art. 64 podlegają obowiązkowemu badaniu, przez biegłego rewidenta. Dopiero po wydaniu opinii przez niego, jest możliwe dokonanie podziału zysku netto i pokrycie ewentualnych strat.

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych może nastąpić maksymalnie do 15 dni od momentu zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Na podstawie danych zawartych w zatwierdzanym bilansie otwierane są księgi rachunkowe nowego roku obrotowego.

Należy mieć na uwadze, że gdy sprawozdanie zostało już zatwierdzone, należy je złożyć w KRS, wraz z opinią biegłego rewidenta, sprawozdaniem z działalności firmy, podziałem zysku i ewentualnym pokryciem strat. Firmy mają obowiązek dokonania tego w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania. Nie dotyczy to spółek cywilnych, osób fizycznych, ponieważ nie są oni objęci KRS.

Jeśli zajdzie taka sytuacja, że sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone w wymaganym terminie 6. miesięcy, to w ciągu kolejnych 15. dni, konieczne jest złożenie sprawozdania finansowego w KRS. W momencie kiedy zostanie ono zatwierdzone, znowu konieczne jest jego dostarczenie z wymaganymi dokumentami w terminie nie późniejszym niż 15 dni od chwili zatwierdzenia sprawozdania finansowego przedsiębiorstwa.

Podatnicy CIT, zatwierdzone sprawozdanie finansowe muszą również złożyć do Urzędu Skarbowego, załączając opinię wraz z raportem biegłego rewidenta, w okresie do 10 dni, od dnia zatwierdzenia sprawozdania. Dodatkowo należy dołączyć do dokumentów odpis uchwały dotyczącej jego zatwierdzenia.

Przechowywanie Ksiąg Rachunkowych

Warto wiedzieć, że przedsiębiorstwa mają obowiązek archiwizowania ksiąg rachunkowych.

Zgodnie z Ustawą o Rachunkowości, podatnik jest zobligowany do przechowywania ich do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zatem od chwili zamknięcia ksiąg rachunkowych, należy je przechowywać przez kolejnych 6 lat.